Como fazer o controle de notas fiscais: passo a passo

Aprender como fazer o controle de notas fiscais é parte importante da gestão financeira e fiscal de qualquer empresa. Logo, é preciso que você esteja preparado, tanto com informações de qualidade, quanto com os recursos necessários para realizar essa gestão.

Afinal, o controle de notas fiscais é importantíssimo para a organização financeira, pois permite que você fique em dia com suas obrigações legais, controlando e se adequando às obrigações fiscais e tributárias. 

Ao fazer isso, você evita problemas e possíveis prejuízos financeiros para o negócio.

Entretanto, esse tema ainda gera muitas dúvidas, seja para empreendedores iniciantes ou para veteranos. 

Pensando nisso, criamos esse guia com o que há de mais importante sobre o controle de notas fiscais, guiando você e te dando dicas que vão facilitar e muito esse trabalho.

Como fazer o controle de notas fiscais?

Para fazer o controle de notas fiscais em sua empresa é preciso que você, primeiramente, escolha a forma com que irá organizar suas informações.

Já houve um tempo em que se fazia em papel e caneta, porém, essa “técnicas” só vai servir para te atrasar e confundir.

Afinal, as chances de esquecer de preencher alguma informação é muito grande. 

Além disso, esse modelo não contribui para você ter uma visão geral sobre o negócio e não integra dados, duplicando o seu trabalho. 

Por exemplo, se você faz uma venda e seu controle é por meio de um caderninho, vai precisar anotar no fluxo de caixa, atualizar a área de estoque, acessar o sistema para emissão de nota fiscal (já que hoje a NF é digital), preencher manualmente as informações, calcular manualmente o imposto, para anotar na previsão de faturamento e por aí vai. 

Tudo isso precisa ser feito a cada venda! Ou seja, é difícil pensar em crescimento escalável nesse cenário, não é mesmo?

É por isso que a melhor escolha atualmente é esquecer o controle manual e físico e optar por uma planilha eletrônica ou, o que é ainda melhor, um software de gestão para suas notas fiscais.

Como fazer o controle de notas fiscais utilizando uma planilha eletrônica

Para fazer o controle de notas fiscais utilizando uma planilha eletrônica como o Excel ou mesmo o Google Planilhas, você precisará reunir todas as informações das notas fiscais, que serão necessárias para o registro, como:

• número de série;
• data de emissão;
• valor total da nota;
• impostos incidentes;
• informações sobre o cliente, como nome, CNPJ, CPF…;
• produtos vendidos;
• informações extras, entre outras.

Ou seja, esse local deve reunir tudo o que for importante guardar sobre a nota fiscal.

As planilhas eletrônicas oferecem algumas funções que ajudam na organização dos registros das notas, possibilitando uma boa organização. Por outro lado, há pouca possibilidade de automação.

Dicas para o controle em planilhas

Aqui vão algumas dicas para você lidar com o controle de notas fiscais caso opte por planilhas:

• confira sempre duas vezes as informações que você está registrando em sua planilha de controle;
• organize sua planilha para separar os tipos de notas fiscais;
• procure maneiras de armazenar as informações das notas fiscais na planilha, visando facilitar uma eventual necessidade de busca;
• tenha backup de sua planilha de controle de notas fiscais;
• notas fiscais eletrônicas precisam ser guardadas em seu arquivo original XML;
• faça backup de suas NF-e para não arriscar perdê-las;
• crie uma rotina para fazer o controle de suas notas fiscais;
• fique atento aos prazos e vencimentos de suas notas fiscais;

O backup de sua planilha e suas notas fiscais eletrônicas podem ser feitos manualmente em um pendrive, ou disco rígido em sua empresa, porém, é altamente recomendável que você o faça em algum serviço de nuvem.

Pendrives e discos rígidos podem falhar e você perderá todos os seus arquivos. Com os arquivos na nuvem, a chance de perder seus arquivos é incrivelmente menor.

Como fazer o controle de notas fiscais utilizando um software de gestão?

Fazer o controle de notas fiscais utilizando um software de gestão fará com que você tenha maior comando sobre as informações de cada documento emitido.

Além disso, oferece automação e integração das informações, principalmente se você optar pela utilização de um sistema ERP que integra:

• NF-e;
• estoque;
• controle de vendas;
• fluxo de caixa e muito mais.

Em um sistema ERP que faz essa integração automatiza a emissão e cadastramento das notas fiscais de venda automaticamente, assim que uma venda e pagamento são registrados. 

Se a venda é online, a plataforma emite o documento e envia para o cliente imediatamente, sem precisar fazer nada manualmente. 

A emissão e registro da nota fiscal é feita de forma totalmente automatizada, fazendo inclusive o cálculo de impostos. 

Todas as suas notas fiscais ficam registradas e disponíveis para pesquisa, facilitando a execução de processos como cancelamento da venda, troca e devoluções de mercadorias.

Fala a verdade, hoje em dia, não dá mais para ficar perdendo tempo com processos manuais, uma vez que esses já podem ser automatizados.

O controle de notas fiscais por softwares faz com que você tenha muito menos trabalho, uma menor chance para erros e também aproveite um nível maior de segurança.

Além disso, aumenta o tempo que você tem para pensar na gestão e na estratégia, ao invés de ficar fazendo controle manual de vendas e documentação. 

Fique ligado porque tudo isso pode, e deve, ser aproveitado por micro e pequenas empresas, em que você, gestor, tem pouco tempo, pouca ajuda e muito trabalho!

Este conteúdo foi escrito pelo Bling!, um sistema de gestão online que descomplica o seu negócio. Oferecemos um ERP que realiza a emissão de notas fiscais e boletos, além de realizar integrações com as principais plataformas de e-commerce e marketplaces.