Ferramentas de gestão do conhecimento: definição, importância e como escolher a ferramenta ideal

Imagine que a área de produção de sua empresa desenvolva uma novo processo inédito para a manufatura de seus produtos.

Com a empresa faz para guardar esse conhecimento, compartilhar com os colaboradores certos e perpetuá-lo para ser usado continuamente pela organização?

Ou, pense agora, em uma equipe de  marketing que conhece o mercado e os concorrentes como a palma de sua mão. Como esses dados são guardados, tratados e analisados? Quem tem acesso a eles? Outras áreas da empresa se beneficiam disso?

Em outras palavras: como é feita a gestão do conhecimento na sua empresa? Você já ouviu falar dessa prática?

A gestão do conhecimento pode ser definida como o processo pelo qual a empresa lida com o seu capital intelectual. Trata-se da identificação, avaliação, compartilhamento e correta aplicação do conhecimento que a organização possui.

A fonte desse conhecimento do qual a empresa dispõe está principalmente nos colaboradores e na experiência que a empresa adquiriu no decorrer dos anos. 

Esse tipo de gestão é importante para que se possa entender o potencial da organização. Assim, melhorias e estratégias de como melhorar o crescimento de uma empresa  podem ser desenvolvidas e implementadas de maneira mais inteligente. 

Para isso, existem ferramentas de gestão do conhecimento que podem ser bastante úteis nesse processo e é sobre isso que falaremos neste.

Continue a leitura para entender o que são as ferramentas de gestão do conhecimento, para que servem e por que elas são importantes.

Veja também nas próximas linhas 4 características que esse tipo de ferramenta deve ter e que você deve observar antes de escolher a sua.

O que são as ferramentas de gestão do conhecimento?

As ferramentas de gestão do conhecimento podem ser definidas como instrumentos para coletar, armazenar e compartilhar o capital intelectual do qual a empresa dispõe. 

A intenção dessas ferramentas é transformar esse conhecimento em vantagem competitiva, em combustível para fazer a empresa ir mais longe.

As experiências e informações que antes ficavam restritas a departamentos específicos ou armazenadas apenas na mente dos colaboradores passam a ser de conhecimento de toda a empresa por meio dessas ferramentas.

Com as ferramentas de gestão do conhecimento, as organizações passam a usar esse capital intelectual para otimizar processos, desenvolver soluções inovadoras, estimular a criatividade e aumentar a produtividade.

Conheça, agora, 5 ferramentas gratuitas de gestão do conhecimento:

7 vantagens das ferramentas de gestão do conhecimento 

1. Fomento à colaboração e à comunicação na empresa;
2. Maior engajamento entre colaboradores e departamentos;
3. Auxílio no desenvolvimento de estratégias e nas tomadas de decisão;
4. Gestão mais ágil e eficaz;
5. Previsibilidade de cenários;
6. Aumento da vantagem competitiva;
7. Maior facilidade na identificação de oportunidades.

EAD como ferramenta gestão do conhecimento

Plataformas de EAD (Ensino a Distância) podem ser usadas como universidades corporativas. E essa é uma prática de gestão do conhecimento que visa investir na capacitar os colaboradores por meio do e-learning nas empresas.

Entenda melhor como funcionam as universidades corporativas acompanhando este vídeo:

4 características que as ferramentas de gestão do conhecimento devem ter

Agora que você já sabe o que são as ferramentas de gestão do conhecimento e quais benefícios elas oferecem aos negócios, veja a seguir 4 características que você deve observar na hora de escolher a ferramenta ideal para a sua empresa. 

1 – Transparência 

A transparência é um dos princípios fundamentais que deve ser observado no software que vai te auxiliar na gestão de conhecimento.

Isso porque todo o conhecimento do qual a empresa dispõe precisa estar ao alcance de todos. Sendo assim, a ferramenta escolhida para implantação da gestão do conhecimento na empresa deverá prezar pela transparência dos processos e das trocas de informações.

2 – Colaboração 

Como bem vimos neste artigo, a gestão do conhecimento se dá a partir da pulverização de informações relevantes e repertório intelectual que antes ficava centralizado nos próprios departamentos ou individualmente na cabeça de cada colaborador.

Dessa forma, é de extrema importância que a ferramenta utilizada para fazer a gestão do conhecimento tenha caráter colaborativo. Ou seja, os usuários dessa ferramenta poderão contribuir com suas experiências e perspectivas para, juntos, obterem insights valiosos e chegarem a soluções criativas e inovadoras.

3 – Integração 

Outro critério que deve ser observado na ferramenta de gestão do conhecimento é capacidade que ela tem de promover a integração com os sistemas que você já utiliza na sua empresa.

Se você precisar, por exemplo, fazer o compartilhamento de informações entre os setores de marketing e de vendas, a ferramenta escolhida precisa ser capaz de integrar os sistemas desses dois departamentos. 

4 – Segurança 

A ferramenta que você for escolher para fazer a gestão do conhecimento na sua empresa deverá oferecer total segurança para que as informações não acabem em mãos erradas.

Lembre-se de que o capital intelectual é um dos bens mais valiosos que uma empresa pode ter. Por isso, é importante se atentar para que as informações compartilhadas internamente não tenham o sigilo violado por pessoas de fora.

O STRATWs One, software de gestão de performance corporativa da Siteware, possui todas essas características e pode ser uma ferramenta muito útil na gestão do conhecimento na sua empresa. Com transparência e agilidades, todas as informações são compartilhadas com todos os níveis organizacionais. Vale a pena conferir. 

Veja tudo que ele pode fazer por sua empresa:

Este post foi escrito pela equipe da Siteware, uma empresa que une pessoas, operação e estratégia em um único software, para que as empresas melhorem seus resultados, sua comunicação e sua governança.