8 passos para organizar um treinamento de gestão do tempo

No cenário empresarial, reconhecemos o tempo como um recurso valioso, mas também como um dos mais desafiadores de gerenciar. A gestão do tempo, quando realizada de maneira eficaz, é essencial para impulsionar a produtividade e garantir o sucesso de uma empresa.

Neste post, exploraremos os benefícios de um treinamento de gestão de tempo, como organizá-lo de maneira convidativa e prática, e como avaliar seus impactos junto às equipes de trabalho. Vamos juntos?

O que é gestão de tempo em uma empresa?

Gestão de tempo em uma empresa nada mais é do que o processo de planejar e monitorar quanto tempo os funcionários gastam para realizar suas atividades.  A ideia é otimizar o tempo, fazendo com que os colaboradores produzam mais em menos tempo.

Fazer este gerenciamento permite que cada funcionário dedique tempo adequado para cada uma das atividade diárias, e assim evitar a procrastinação e desperdício de tempo. 

Exatamente por isso, proporcionar um treinamento de gestão de tempo para sua equipe de trabalho pode fazer toda a diferença nos resultados da sua empresa. Conheça os benefícios.

Benefícios de um treinamento de gestão do tempo

• Aumento da produtividade: um treinamento eficaz ensina técnicas para otimizar atividades e tarefas, reduzir a procrastinação e aprimorar a eficiência. O resultado? Maior produtividade individual e coletiva.

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• Redução do estresse: quando um colaborador aprende a gerenciar seu tempo de maneira mais eficiente, ele lida melhor com prazos e demandas. Isso não apenas reduz os níveis de estresse, mas também contribui para promover um ambiente de trabalho mais saudável.

• Melhoria na tomada de decisões: a gestão eficiente do tempo permite que os profissionais tenham uma visão mais clara de suas prioridades, facilitando a tomada de decisões assertivas.

• Equilíbrio entre vida profissional e pessoal: o equilíbrio entre vida profissional e pessoal é um desafio constante nas organizações. Ao implementar um treinamento de gestão de tempo, as empresas podem ajudar na organização da rotina de seus funcionários, impactando diretamente o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

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Como montar um treinamento de gestão de tempo de sucesso?

Um treinamento de gestão de tempo eficaz deve ser envolvente e oferecer ferramentas práticas que os colaboradores possam aplicar no dia a dia. Confira algumas dicas para criar um programa que realmente faça a diferença:

1 – Planeje o treinamento

Nesta etapa, é importante analisar as principais áreas onde o treinamento de gestão de tempo pode ser aplicado. Em seguida, estabeleça metas específicas alinhadas aos resultados desejados.

Vamos exemplificar para tornar mais claro: imaginemos que sua empresa identificou que a gestão de tempo pode ser otimizada em três áreas principais: priorização de tarefas, técnicas de concentração e uso eficiente de ferramentas digitais.

A partir daí, o próximo passo é definir os objetivos específicos para cada um dos tópicos a serem trabalhados:

1 – Aprimorar a capacidade de priorização de tarefas dos colaboradores.

2 – Desenvolver técnicas de concentração para melhorar a eficiência no cumprimento de prazos.

3 – Familiarizar os colaboradores com ferramentas digitais de gestão de tempo para melhorar a organização pessoal.

Agora é hora de definir a metodologia a ser trabalhada: workshops interativos com simulações do dia a dia, palestras com especialistas em gestão de tempo e sessões de feedback com a equipe são algumas das possibilidades.

Com isso definido, faça um levantamento dos recursos necessários (sala de treinamento equipada com audiovisual, material didático, acesso a ferramentas digitais, etc.) e monte o cronograma.

Ao final, após colocar em prática o plano de ação, não esqueça de pedir o feedback dos participantes, para investir em eventuais melhorias, e também de fazer uma avaliação de desempenho para medir a aplicação prática dos conceitos aprendidos.

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2 – Selecione o conteúdo, metodologia e formato

Escolha temas que estejam alinhados com as demandas específicas da empresa e de seus colaboradores. Priorize metodologias que envolvam os participantes ativamente, como estudos de caso, simulações e discussões em grupo.

3 – Conecte com o público

Inicie o treinamento destacando situações comuns relacionadas ao gerenciamento de tempo. Utilize exemplos reais do dia a dia da organização para criar empatia, despertar interesse e conquistar a atenção dos participantes.

Veja alguns exemplos de como fazer isso:

• Abertura impactante: comece com uma situação comum, como enfrentar uma lista de tarefas interminável, para criar empatia e apresentar o propósito do treinamento.

• Exemplo prático: use um caso real da organização, como reuniões longas prejudicando a produtividade, para destacar a aplicabilidade imediata das estratégias do treinamento de gestão de tempo.

• História de sucesso: apresente uma história interna de sucesso, mostrando resultados tangíveis após a implementação das técnicas de gestão de tempo.

• Interação constante: inclua perguntas abertas para estimular a participação ativa e a troca de experiências, criando um ambiente de aprendizado colaborativo e envolvente.

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4 – Apresente técnicas práticas

Uma vez que o problema foi apresentado, agora é hora de oferecer as ferramentas que vão ajudar a resolvê-lo.

Para isso, apresente técnicas de treinamento comprovadas e já reconhecidas como eficientes como a matriz de Eisenhower, Pomodoro, e a técnica “Eat That Frog”. Demonstre como essas abordagens podem ser aplicadas no contexto de trabalho diário.

5 – Utilize exercícios interativos 

Após a explicação teórica, inclua exercícios práticos que permitam aos participantes aplicar imediatamente as técnicas aprendidas. Isso reforçará o aprendizado e facilitará a aplicação no cotidiano.

6 – Customize o ambiente empresarial

Sempre que possível, adapte o treinamento de gestão de tempo para refletir os desafios específicos do ambiente de trabalho da empresa. Isso mantém a motivação, torna o conteúdo mais relevante e aplicável.

7 –  Incorpore ferramentas tecnológicas

Apresente ferramentas e aplicativos que auxiliem na gestão do tempo, como calendários compartilhados, aplicativos de listas de tarefas e técnicas de automação.

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8 – Avalie o treinamento de gestão de tempo

Durante o treinamento, colete feedback por meio de enquetes rápidas ou discussões em grupo.

Após a conclusão, conduza uma avaliação abrangente para medir o impacto do treinamento, considerando indicadores como a aplicação prática das técnicas e a melhoria percebida na eficiência.

Além disso, mantenha um acompanhamento constante para avaliar a sustentabilidade das mudanças implementadas. Isso pode ser feito por meio de reuniões periódicas para discutir os desafios e sucessos.

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Treinamento de gestão de tempo: dica final 

A implementação de um treinamento de gestão de tempo eficaz gera não somente melhorias individuais, mas também impacta positivamente nos resultados gerais da empresa. 

Isso porque, colaboradores mais produtivos e eficientes têm um impacto direto na qualidade do trabalho, cumprimento de prazos e satisfação do cliente. Assim, investir nesse treinamento significa valorizar o recurso mais precioso de uma empresa: sua equipe.

Ao proporcionar capacitação profissional, conhecimento e ferramentas práticas, uma organização tem a oportunidade de criar um ambiente de trabalho mais eficiente, transformando o tempo em um aliado.

Além disso, colaboradores capacitados a otimizar seu tempo tendem a experimentar uma redução nos níveis de estresse, resultando em maior bem-estar e satisfação no ambiente de trabalho. 

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