Sistema de emissão de nota fiscal: como funciona? Qual o melhor?

O uso de um bom sistema de emissão de nota fiscal é essencial para atuar de forma regularizada e eficiente, não importa o tamanho da estrutura empresarial que tem à disposição. Esse tipo de ferramenta agiliza etapas essenciais da venda de produtos e serviços, com funções que vão muito além da notinha.

Contar com esse tipo de software ajuda a driblar a burocracia e evita a perda de tempo com tarefas recorrentes, mas que não agregam à qualidade do produto e à experiência oferecida aos clientes. Assim, sua atuação fica mais eficiente e pode se concentrar no fortalecimento do negócio.

Mesmo com tantas vantagens de ter um programa emissor de nota, muitos empreendedores têm dúvidas sobre quais recursos são essenciais, como eles funcionam na prática e quais as melhores opções de ferramentas, pagas ou gratuitas.

Se esse é o seu caso, está no lugar certo. Nesse post você encontra um guia prático sobre sistemas de emissão de nota fiscal, com tudo que precisa saber antes de escolher a ferramenta contratada. Continue lendo!

O que são sistemas de emissão de nota fiscal?

Na prática, esses sistemas são softwares de gerenciamento que facilitam o controle do faturamento, a emissão e o envio de notas fiscais para os clientes e muitas outras tarefas que agilizam sua operação e evitam o excesso de burocracia no dia a dia.

Esse é um dos pontos mais positivos da transformação digital para empresas e prestadores de serviço, principalmente aqueles com estruturas mais enxutas. 

Elas passaram a automatizar etapas recorrentes da rotina do empreendedor, deixando mais tempo para focar na qualidade do que tem a oferecer. Ao mesmo tempo, permitem maior controle sobre fiscal e contábil, otimizando o trabalho do gestor.

O que é a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal eletrônica, também chamada apenas de NF-e, é a versão digital desse tipo de documento, emitida por softwares e criada para substituir a versão física, em papel, agilizando o controle e facilitando o armazenamento e controle das notas faturadas.

O papel se desgasta com facilidade e precisa de estrutura física adequada para ser guardado. O volume de notas aumenta constantemente e fica mais difícil encontrar, consultar e controlar as notas físicas emitidas, por isso houve essa substituição.

A nota fiscal eletrônica pode ser de produto, serviço ou do consumidor, esta última que registra qualquer transação feita com o consumidor final.

Quem pode utilizar um sistema de emissão de nota fiscal?

Todo tipo de empreendimento, físico ou digital, pode utilizar sistemas de emissão de nota fiscal, entre os quais:

• lojas físicas;
• e-commerces;
• prestadores de serviço autônomos;
• microempresas;
• microempreendedor individual (MEI);
• empresas de pequeno e grande porte.

Conforme mencionado, em empreendimentos menores, como o caso de MEI e ME, esse tipo de ferramenta tem um impacto extremamente positivo, pois permite gerenciar o controle fiscal e contábil com agilidade, segurança e eficiência.

Para que serve um programa emissor de nota fiscal?

Um sistema emissor de nota fiscal serve para o empreendedor gerar esses documentos eletrônicos, enviá-los aos clientes, cancelar notas emitidas ou gerenciar o armazenamento e uso dos recibos para o controle contábil de uma organização.

Vale lembrar que registrar a transação de valores recebidos por produtos e serviços comercializados é obrigatório para atuar de forma regulamentada, ou seja, é essencial para todo tipo de empreendimento agir conforme exige a legislação.

Existe sistema de emissão de nota fiscal gratuito?

A boa notícia é que sim, existem diversos sistemas de emissão de notas fiscais que são gratuitos, basta contar com inscrição na Secretaria da Fazendo do seu estado ou município, o que varia de acordo com a atividade que exerce, além do certificado digital, que é uma assinatura digital reconhecida.

5 melhores sistemas de emissão de nota fiscal

A nossa lista de melhores sistemas emissores de nota fiscal conta com as seguintes ferramentas:

• Bling
• Nfe.io
• Simples Nacional e sistemas públicos
• Sebrae
• Contabilizei

Abaixo, vamos explicar quais são as opções pagas e gratuitas, lembrando que os valores cobrados podem sofrer alteração com o passar do tempo. Os preços e pacotes listados foram levantados em abril de 2023.

1. Bling

Para começar, temos o Bling, que na verdade é um sistema completo para gestão, ideal para manter o controle total sobre a atuação do seu empreendimento, seja ele físico ou digital. Ele também conta com a ferramenta para emitir notas fiscais eletrônicas.

Além de servir para emissão de todos os tipos de nota, de produto, serviço ou do consumidor, ele também faz o envio automático dos documentos para os seus clientes e permite várias integrações com plataformas de gestão e até mesmo com a Secretaria da Fazenda onde está inscrito.

O Bling oferece um período gratuito de testes do sistema emissor de notas fiscais e conta com pacotes a partir de R$ 30 por mês, que tem incluso o sistema de gestão da plataforma.

2. Nfe.io

O Nfe.io é um sistema bastante robusto e interessante, que disponibiliza uma plataforma de fácil visualização e utilização, ideal para quem está começando e precisa de um suporte adequado para manter o controle da sua operação, além de emitir todo tipo de documento fiscal.

No seu dashboard é possível conferir as principais informações, incluindo total faturado, número de notas emitidas, notas com falha, entre outros. Também conta com diversas opções para integração com serviços de pagamento e gestão.

Para consultar preços e pacotes, é necessário entrar em contato com a plataforma no site Nfe.io.

3. Simples Nacional e sistemas públicos

As prefeituras municipais oferecem um sistema público para emissão de nota fiscal eletrônica, totalmente gratuito. Essa é uma solução muito utilizada, por não ter custo e oferecer acesso rápido ao controle fiscal, principalmente entre os microempreendedores individuais.

Empresas e empreendedores ainda podem utilizar esses sistemas municipais, mas quem é MEI prestador de serviços será obrigado a utilizar o NFS-e Nacional para emitir suas notas, que foi desenvolvido pela Receita Federal em parceria com o Sebrae.

A mudança visa acabar com o excesso de legislações diferentes entre os municípios do país, que podem causar inconsistências e confusão para você emitir seus documentos. Para usar a plataforma, faça cadastro no Portal Nacional de emissão de NFS-e. 

A obrigatoriedade, que iria entrar em vigência a partir de abril de 2023, foi adiada e terá início no dia 1º de setembro do mesmo ano.

4. Sebrae

O Sebrae é uma instituição focada no desenvolvimento e estímulo à atividade empresarial regulamentada, que também conta com um excelente sistema de emissão de nota fiscal gratuito. Um dos pontos fortes é que ele não limita a quantidade de notas que pode gerar por mês. 

Assim, aumenta a quantidade de estruturas que podem usar o sistema, dando mais autonomia e praticidade para a gestão do seu negócio.

5. Contabilizei

O Contabilizei é uma plataforma que oferece serviços de contabilidade de forma on-line, mas que também conta com um software emissor de nota fiscal eletrônica. Microempresas e MEIs são os principais clientes desse sistema, pois ele é tem excelente usabilidade.

Como ela oferece uma gama diversificada de serviços (como contador e certificado digital), além da emissão de nota, os planos do Contabilizei têm um custo mais alto, partindo de R$169 ao mês.

Como escolher o sistema emissor de nota ideal para mim?

Na hora de escolher o sistema de emissão de notas que mais faz sentido para você, é essencial consultar as funcionalidades das plataformas, assim como as limitações do pacote e o custo-benefício de cada uma delas.

De modo geral, existem diversas alternativas gratuitas que cumprem o prometido e são fáceis de usar. No entanto, algumas das opções pagas podem apresentar suporte e outros serviços que agregam praticidade e eficiência para sua gestão.

Por fim, é essencial verificar se o sistema escolhido tem integração com a plataforma onde comercializa seus produtos, visto que a principal forma de estabelecer essa comunicação acontece por meio de APIs.

E isso não serve apenas para lojas virtuais e atuação em marketplaces, para quem vende cursos e conteúdos educativos on-line também é obrigatório emitir nota sobre o produto.

Esse é mais um motivo para usar a EAD Plataforma para vender cursos digitais na internet. Além de oferecer diversos recursos para proteger sua propriedade intelectual, aqui você também conta com player próprio e integração por API com os principais sistemas de emissão de notas.Confira as opções da EAD Store e comece hoje mesmo a vender conhecimento onl-ine, tudo de maneira regulamentada e em conformidade com a lei.