Como organizar as finanças da empresa? 5 dicas

Todo negócio começa com um investimento inicial e o capital disponível precisa ser bem aproveitado para manter as operações ativas. Por isso, a recomendação número 1 para os empreendedores é aprender como organizar as finanças da empresa. 

As estatísticas reforçam como esse conhecimento é estratégico. 48% das pequenas e médias empresas do Brasil fecham depois de apenas 3 anos no mercado. O motivo? Má gestão financeira. 

Isso não significa que você precisa virar expert em finanças do dia para a noite. O principal é se informar sobre os principais cuidados para manter o dinheiro fluindo no caixa.

Quer aprender como organizar as finanças da sua empresa? Continue lendo o artigo e saiba o que fazer para aumentar a longevidade do seu negócio no mercado.

Boa leitura!

Como organizar as finanças de uma empresa?

A melhor forma de organizar as finanças de uma empresa é usando ferramentas que ajudam na organização e controle do dinheiro. Dessa forma, é possível fazer um balanço mensal para saber se os resultados financeiros são positivos ou se exigem atenção.

O objetivo é conseguir agir antes que o caixa esteja no vermelho e sem possibilidades de recuperação. Aprenda quais passos são essenciais para conseguir organizar as finanças.

1. Saiba de onde vem a receita do seu negócio

O primeiro passo para organizar as finanças da empresa é saber quais são as fontes de receita do negócio, ou seja, quais atividades geram dinheiro.

Imagine um consultor empresarial autônomo que presta consultoria para empresas da sua cidade. Para ampliar sua renda, ele criou um modelo de consultoria online que vende por meio do seu site e redes sociais. 

Além disso, também trabalha com infoprodutos, dois cursos online: um para capacitar outros profissionais a prestarem consultoria e outro voltado para gestores de empresas com uma turma de cada curso aberta por mês. 

Esse consultor possui quatro fontes de geração de receita com os serviços atuais. Criando uma projeção para o número mínimo de clientes presenciais e online e de turmas de curso ativa, ele chega na receita comercial para cobrir as despesas que tem com o trabalho.

Essas informações ajudam a calcular um orçamento para despesas operacionais (o dinheiro que sai todos os meses) e também para investir em oportunidades de crescimento. 

2. Tenha uma estratégia para gerenciar as despesas 

As despesas são os custos operacionais que todo dono de empresa tem para poder realizar seu trabalho. A tendência conforme o negócio cresce é que a lista de despesas também aumente.

São materiais de escritório, equipamentos, serviços de tecnologia, impostos, serviços bancários, investimento em marketing, entre outros. Porém, uma pergunta relevante a se fazer sempre é: essa despesa é necessária?

Essa avaliação ajuda a cortar gastos desnecessários e também reduzir despesas que estão muito altas. Por exemplo, um fornecedor ou tecnologia contratada anos atrás podem não ser as opções mais econômicas atualmente. 

Isso gera a possibilidade de renegociar valores ou trocar para outro parceiro que ofereça melhores condições.

A melhor forma de organizar estrategicamente as despesas é usando um software ou planilha para categorizar o que é essencial, o que vai ser cortado ou reduzido e a economia alcançada com essas mudanças.

3. Mantenha o fluxo de caixa atualizado

O fluxo de caixa é uma ferramenta básica para organizar as finanças da empresa. Com os detalhes sobre a receita e as despesas listadas, manter um planejamento e controle eficiente é mais fácil.

O controle é feito com o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro, dentro de um período determinado.

O objetivo do fluxo de caixa é saber se o saldo disponível garante capital de giro suficiente para manter a empresa e lidar com gastos inesperados, caso aconteçam.

Além de dar um panorama do momento financeiro no presente, o fluxo de caixa ajuda a projetar o cenário futuro em relação a disponibilidade de capital e liquidez do negócio.

4. Use a tecnologia para organizar as finanças

Um aplicativo ou software financeiro são recursos que ajudam a colocar em prática as três dicas que demos até aqui no artigo. Se você não tem muita facilidade com organização ou tempo para essa tarefa, a melhor solução é simplificar e automatizar o processo.

Existem opções de aplicativos que atendem as necessidades básicas de organização e, o melhor de tudo, são gratuitos. Alguns exemplos que vale conferir são:

• Mobills;
• Orçamento Fácil (Fast Budget);
• Organizze.

As empresas de médio porte tem um volume de informações financeiras maior, portanto, um software de controle financeiro pago é útil. 

Para escolher a solução ideal, pesquise opções, conheça os recursos oferecidos por cada programa e as opções de plano. Alguns exemplos de sistema de controle financeiro online são:

• Conta Azul;
• Nibo;
• Contas online.

Observação: a maioria das soluções pagas oferecem um período de uso gratuito que permite testar o sistema na prática e escolher aquele que melhor atende sua empresa. Aproveite!

5. Separe o financeiro pessoal do empresarial

Uma dica fundamental para organizar as finanças da empresa é separar o dinheiro e o controle pessoal do empresarial.

Misturar as duas coisas cria mais problemas do que soluções, além de dificultar a separação das despesas, pagamento de impostos e taxas, declaração de imposto de renda e o uso da receita apenas para as contas da empresa.

Para evitar esse problema, tenha uma conta bancária pessoal e outra empresarial — elas podem ser abertas no mesmo banco, se preferir. Assim, cada conta tem o seu cartão, o que facilita na hora de pagar qualquer despesa.

Os pagamentos dos clientes devem ser recebidos apenas na conta empresarial. Para organizar o controle pessoal, determine o pró-labore mensal que você vai receber da empresa. 

Um controle financeiro bem feito contribui para que o negócio se desenvolva e permite que ele cresça, se mantendo forte no mercado por muitos anos.

Gostou das dicas de como organizar as finanças da empresa? Aproveite a inspiração e analise quais outras despesas podem ser otimizadas como economizar na conta de luz ou outro serviço essencial. Bom trabalho!

Este artigo foi escrito pela Esfera Energia, empresa referência nacional em gestão de energia no Mercado Livre de Energia e Geração Distribuída.