Aprender como fazer o controle de notas fiscais é parte importante da gestão financeira e fiscal de qualquer empresa. Logo, é preciso que você esteja preparado, tanto com informações de qualidade, quanto com os recursos necessários para realizar essa gestão.
Afinal, o controle de notas fiscais é importantíssimo para a organização financeira, pois permite que você fique em dia com suas obrigações legais, controlando e se adequando às obrigações fiscais e tributárias.
Ao fazer isso, você evita problemas e possíveis prejuízos financeiros para o negócio.
Entretanto, esse tema ainda gera muitas dúvidas, seja para empreendedores iniciantes ou para veteranos.
Pensando nisso, criamos esse guia com o que há de mais importante sobre o controle de notas fiscais, guiando você e te dando dicas que vão facilitar e muito esse trabalho.
Como fazer o controle de notas fiscais?
Para fazer o controle de notas fiscais em sua empresa é preciso que você, primeiramente, escolha a forma com que irá organizar suas informações.
Já houve um tempo em que se fazia em papel e caneta, porém, essa “técnicas” só vai servir para te atrasar e confundir.
Afinal, as chances de esquecer de preencher alguma informação é muito grande.
Além disso, esse modelo não contribui para você ter uma visão geral sobre o negócio e não integra dados, duplicando o seu trabalho.
Por exemplo, se você faz uma venda e seu controle é por meio de um caderninho, vai precisar anotar no fluxo de caixa, atualizar a área de estoque, acessar o sistema para emissão de nota fiscal (já que hoje a NF é digital), preencher manualmente as informações, calcular manualmente o imposto, para anotar na previsão de faturamento e por aí vai.
Tudo isso precisa ser feito a cada venda! Ou seja, é difícil pensar em crescimento escalável nesse cenário, não é mesmo?
É por isso que a melhor escolha atualmente é esquecer o controle manual e físico e optar por uma planilha eletrônica ou, o que é ainda melhor, um software de gestão para suas notas fiscais.
Como fazer o controle de notas fiscais utilizando uma planilha eletrônica
Para fazer o controle de notas fiscais utilizando uma planilha eletrônica como o Excel ou mesmo o Google Planilhas, você precisará reunir todas as informações das notas fiscais, que serão necessárias para o registro, como:
- número de série;
- data de emissão;
- valor total da nota;
- impostos incidentes;
- informações sobre o cliente, como nome, CNPJ, CPF…;
- produtos vendidos;
- informações extras, entre outras.
Ou seja, esse local deve reunir tudo o que for importante guardar sobre a nota fiscal.
As planilhas eletrônicas oferecem algumas funções que ajudam na organização dos registros das notas, possibilitando uma boa organização. Por outro lado, há pouca possibilidade de automação.
Dicas para o controle em planilhas
Aqui vão algumas dicas para você lidar com o controle de notas fiscais caso opte por planilhas:
- confira sempre duas vezes as informações que você está registrando em sua planilha de controle;
- organize sua planilha para separar os tipos de notas fiscais;
- procure maneiras de armazenar as informações das notas fiscais na planilha, visando facilitar uma eventual necessidade de busca;
- tenha backup de sua planilha de controle de notas fiscais;
- notas fiscais eletrônicas precisam ser guardadas em seu arquivo original XML;
- faça backup de suas NF-e para não arriscar perdê-las;
- crie uma rotina para fazer o controle de suas notas fiscais;
- fique atento aos prazos e vencimentos de suas notas fiscais;
O backup de sua planilha e suas notas fiscais eletrônicas podem ser feitos manualmente em um pendrive, ou disco rígido em sua empresa, porém, é altamente recomendável que você o faça em algum serviço de nuvem.
Pendrives e discos rígidos podem falhar e você perderá todos os seus arquivos. Com os arquivos na nuvem, a chance de perder seus arquivos é incrivelmente menor.
Como fazer o controle de notas fiscais utilizando um software de gestão?
Fazer o controle de notas fiscais utilizando um software de gestão fará com que você tenha maior comando sobre as informações de cada documento emitido.
Além disso, oferece automação e integração das informações, principalmente se você optar pela utilização de um sistema ERP que integra:
- NF-e;
- estoque;
- controle de vendas;
- fluxo de caixa e muito mais.
Em um sistema ERP que faz essa integração automatiza a emissão e cadastramento das notas fiscais de venda automaticamente, assim que uma venda e pagamento são registrados.
Se a venda é online, a plataforma emite o documento e envia para o cliente imediatamente, sem precisar fazer nada manualmente.
A emissão e registro da nota fiscal é feita de forma totalmente automatizada, fazendo inclusive o cálculo de impostos.
Todas as suas notas fiscais ficam registradas e disponíveis para pesquisa, facilitando a execução de processos como cancelamento da venda, troca e devoluções de mercadorias.
Fala a verdade, hoje em dia, não dá mais para ficar perdendo tempo com processos manuais, uma vez que esses já podem ser automatizados.
O controle de notas fiscais por softwares faz com que você tenha muito menos trabalho, uma menor chance para erros e também aproveite um nível maior de segurança.
Além disso, aumenta o tempo que você tem para pensar na gestão e na estratégia, ao invés de ficar fazendo controle manual de vendas e documentação.
Fique ligado porque tudo isso pode, e deve, ser aproveitado por micro e pequenas empresas, em que você, gestor, tem pouco tempo, pouca ajuda e muito trabalho!
Este conteúdo foi escrito pelo Bling!, um sistema de gestão online que descomplica o seu negócio. Oferecemos um ERP que realiza a emissão de notas fiscais e boletos, além de realizar integrações com as principais plataformas de e-commerce e marketplaces.
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