Como a gestão acadêmica digital otimiza a produtividade?

A gestão acadêmica digital promove diversas vantagens para instituições de ensino que desejam se manter competitivas. Ao substituir processos manuais e descentralizados por soluções automatizadas e integradas, gestores e coordenadores aprimoram o desempenho organizacional, especialmente no contexto da hiperconexão.

87% dos líderes acadêmicos já veem uma alta taxa de adoção de serviços digitais como prioridade, conforme estudo da Elsevier. Consequentemente, as instituições de ensino apostam cada vez mais em tecnologia para transformar suas operações, como a integração eficaz de inteligência artificial (IA).

Nesse sentido, a popularização da educação a distância (EAD) e de ferramentas como big data e analytics também impulsionam a transformação digital no ambiente acadêmico. Porém, ainda há desafios: sistemas fragmentados, informações dispersas e processos manuais comprometem a eficiência administrativa e a experiência dos alunos.

A falta de integração dificulta o controle de cursos online, além de limitar a capacidade analítica e estratégica da gestão educacional. Sendo assim, a gestão acadêmica digital surge como a solução ideal ao propiciar uma administração escolar unificada e estratégica.

Quer descobrir todos os benefícios da gestão acadêmica digital e como implementá-la? Então, continue a leitura!

Principais aprendizados do conteúdo:

• A plataforma de gestão educacional automatiza e integra processos. Por conseguinte, substitui métodos manuais e descentralizados.
• A unificação de dados educacionais melhora a produtividade e a tomada de decisão estratégica ao possibilitar o acesso a informações consolidadas.
• Digitalizar o controle de cursos online garante processos mais ágeis, seguros e personalizados.
• Reduzir erros operacionais por meio da automação de processos acadêmicos acelera tarefas administrativas e libera as equipes para atividades de maior valor pedagógico.
• A escolha da plataforma de gestão escolar digital deve considerar integração com tecnologias como IA, realidade aumentada e sistemas de colaboração.

O que é gestão acadêmica digital?

A gestão acadêmica digital é um modelo que utiliza plataformas tecnológicas para automatizar, integrar e otimizar processos administrativos. Dessa forma, os diretores de uma universidade, por exemplo, conseguem acessar matrículas, controlar notas e emitir certificados em um único local.

Diferente dos sistemas tradicionais, que muitas vezes operam isoladamente e demandam trabalho manual, essa abordagem oferece unificação, algo importante no contexto da EAD. Nos últimos 10 anos, o aumento nas matrículas dessa modalidade foi de 326% nas graduações, segundo a 15ª edição do Mapa do Ensino Superior no Brasil.

Portanto, a gestão acadêmica digital ganhou protagonismo com o avanço da EAD. Afinal, possibilita maior eficiência e agilidade para um número cada vez maior de instituições de ensino que operam somente online.

Quer saber mais sobre o assunto? Sugerimos a leitura do nosso conteúdo que explica quais são as responsabilidades de um gestor de educação a distância. Boa leitura!

Quais são as principais funcionalidades da plataforma de gestão educacional?

A plataforma de gestão educacional viabiliza a troca mais dinâmica de informações e aumenta a transparência nos processos, destaca artigo publicado na Revista Di Fatto. Já uma pesquisa divulgada na Revista Brasileira de Ensino e Aprendizagem aponta que a tecnologia simplifica a coleta de dados sobre o desempenho dos estudantes e otimiza o funcionamento da escola.

Desse modo, adotar uma plataforma de gestão educacional é fundamental para desencadear a transformação digital por meio de funcionalidades como:

• gerenciamento de matrículas, com 100% de automação escolar;
• controle de notas, da frequência e das avaliações;
• organização de cronogramas e conteúdos;
• relatórios e dashboards em tempo real.

Deseja se aprofundar? Então, leia o nosso conteúdo que contempla os principais recursos que a plataforma EAD disponibiliza às escolas.

Quais são os benefícios da digitalização da gestão educacional?

As plataformas digitais facilitam a aprendizagem ativa e o desenvolvimento de competências tecnológicas essenciais, conforme evidencia artigo publicado na Revista Gestão Universitária. Na sequência, destacamos os benefícios da digitalização da gestão educacional. Confira!

1. Redução de erros operacionais

A automação de processos acadêmicos diminui a necessidade de intervenção manual, o que minimiza erros e agrega maior velocidade nas operações. Com o monitoramento remoto, o uso de robôs e a inteligência artificial, as instituições de ensino conseguem agir de modo preventivo.

2. Aumento da produtividade

Com a unificação de dados educacionais, a gestão acadêmica é mais eficiente. Empresas líderes em adoção de elementos da Indústria 4.0 melhoram em até 30% a sua produtividade, conforme apontam estudos da McKinsey. Afinal, as tecnologias digitais permitem a execução de mais tarefas em menos tempo, o que aumenta a eficiência.

Além disso, 70% dos profissionais querem delegar tarefas à IA para aliviar cargas de trabalho, revela uma pesquisa da Microsoft. O resultado? Otimização das atividades, pois a IA elimina o excesso de dados, e-mails e reuniões que minam a produtividade.

3. Melhoramento da experiência

A digitalização da gestão educacional promove uma melhor experiência aos alunos e professores, especialmente por meio de ambientes virtuais de aprendizagem (AVA). O artigo Educação a Distância: um estudo sobre o ambiente virtual de aprendizagem destaca as seguintes vantagens:

• flexibilidade de tempo e espaço;
• autonomia na gestão da aprendizagem;
• acesso a uma variedade de recursos educacionais;
• integração das atividades acadêmicas às rotinas pessoais e profissionais;
• aprimora a troca de experiências entre alunos e professores.

A personalização é outro fator importante, já que os gestores acadêmicos acompanham os alunos de modo personalizado. Dessa maneira, os professores podem criar trilhas de aprendizagem de acordo com as necessidades específicas de cada estudante.

4. Tomada de decisão mais estratégica

87% dos líderes empresariais afirmam que a análise de dados é essencial para conquistar objetivos organizacionais, segundo relatório do MIT Sloan Management Review. Na gestão acadêmica, não é diferente: a unificação de dados educacionais favorece a tomada de decisões mais assertivas a partir de big data e analytics.

Quer entender melhor sobre o assunto? Recomendamos a leitura do nosso conteúdo que mostra o que é data-driven marketing, como adotar e por que aplicar.

Como implementar a gestão acadêmica digital?

A pesquisa A Sala de Aula de 2030 e o Aprendizado para a Vida destaca o papel de três tecnologias para impulsionar a transformação no ensino:

• plataformas de colaboração: proporcionam novas oportunidades de interação e feedbacks personalizados;
• inteligência artificial: engloba novas ferramentas para acompanhar o progresso dos estudantes, além de aumentar a personalização dos conteúdos;
• realidade imersiva: estimula o crescimento cognitivo socioemocional.

Em suma, integrar essas ferramentas contribui para solucionar problemas e intensificar a aprendizagem personalizada no ambiente educacional. Contudo, eis a questão primordial: como implementar a gestão acadêmica digital na prática? Veja o passo a passo a seguir.

Passo 1: mapeie os processos e necessidades da sua instituição

Antes de escolher qualquer ferramenta, compreenda os fluxos de trabalho e as demandas específicas que existem na instituição. Verifique como ocorre o processo de matrícula, por exemplo.

Avalie também as necessidades pedagógicas: a principal meta é o controle de cursos online ou a eficiência administrativa? Esse mapeamento será a base para identificar os recursos indispensáveis em uma plataforma de gestão acadêmica digital.

Passo 2: estabeleça critérios para escolher a plataforma de gestão educacional

Ao selecionar a plataforma de gestão educacional, considere funcionalidades essenciais e integração com outras tecnologias. Portanto, prefira as soluções que oferecem integração nativa com ferramentas de colaboração (como Microsoft Teams), a fim de facilitar interações e feedbacks personalizados.

Mapeie se a plataforma contempla recursos de IA, como análise preditiva de desempenho ou sugestões automatizadas de trilhas de aprendizagem. Considere o suporte em relação à realidade aumentada e imersiva. Outros pontos importantes incluem a facilidade de uso, o suporte técnico, as atualizações contínuas e o compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Aproveite e confira dicas que ajudam na escolha da melhor plataforma de hospedagem para o controle de cursos online!

Passo 3: planeje uma transição gradual e orientada por dados

A transição para a gestão acadêmica digital ocorre de maneira gradual. Logo, comece a implementação da plataforma de gestão escolar digital em setores piloto, como um curso ou departamento específico. Desse modo, você valida processos e identifica ajustes necessários.

Após essa etapa, é hora de monitorar indicadores-chave, como adesão de usuários, tempo de execução de tarefas e satisfação de professores e estudantes. Use esses dados com o objetivo de corrigir falhas e guiar a expansão progressiva aos demais setores.

Passo 4: capacite as equipes acadêmicas e administrativas

O sucesso da gestão acadêmica digital depende do engajamento das equipes. Sendo assim, gestores e diretores devem estruturar programas de capacitação contínua para explicar desde o uso técnico da plataforma até boas práticas pedagógicas mediadas por tecnologia.

Passo 5: adote boas práticas

Para consolidar a digitalização da gestão educacional, adote boas práticas que garantam sua eficácia a longo prazo. Em outras palavras, a padronização de processos, o estabelecimento de políticas e o incentivo à cultura de aprendizado contínuo são primordiais.

Além disso, a valorização de feedbacks de professores e estudantes faz toda a diferença para aprimorar as funcionalidades e a gestão acadêmica digital.

Unificação de dados: exemplos de aplicação prática no controle de cursos online

Diversas instituições já adotaram soluções que integram dados acadêmicos, otimizam a gestão e melhoram a experiência dos alunos. Veja alguns exemplos a seguir.

UniCesumar

Em 2024, a Vitru Educação, controladora da UniCesumar, ganhou o 5º lugar no ranking global das 250 melhores empresas EdTech do mundo pela revista TIME. Desde 2022, a instituição emite diplomas digitais por meio da sua plataforma, o que corresponde às normas do Ministério da Educação (MEC).

O material pedagógico digital engloba tecnologia intuitiva, com funcionalidades e recursos integrativos para que o aluno EAD tenha a melhor experiência acadêmica. Cada módulo do Ciclo de Aprendizagem dos cursos segue sete etapas bem definidas:

• problematização;
• significação;
• experimentação;
• reflexão;
• conceitualização;
• ação;
• avaliação.

Esse modelo pedagógico engloba recursos digitais que potencializam o processo de ensino e aprendizado. Por exemplo, ebooks, videoaulas, podcasts, realidade aumentada (RA) e gamificação, acessíveis em múltiplos dispositivos e que garantem flexibilidade e personalização.

Dessa forma, os alunos exploram conceitos complexos de forma visual e prática. A universidade, por sua vez, se diferencia competitivamente devido ao acompanhamento individualizado de alunos e à personalização.

Universidade de São Paulo (USP)

A Universidade de São Paulo (USP) avançou na digitalização educacional com os sistemas JupiterWeb (para graduação) e Janus (para pós-graduação). Essas plataformas centralizam toda a gestão acadêmica, desde a matrícula, o aproveitamento de créditos, a emissão de documentos oficiais e o acompanhamento de desempenho.

A USP integra esses sistemas com o e-Aulas, uma plataforma de vídeos educacionais aberta ao público. Há também o e-Disciplinas, que apoia a gestão do ensino remoto e híbrido, ou seja, proporciona uma interação mais fluida entre professores e alunos.

Impulsione a sua instituição com a automação de processos acadêmicos

Após ler o nosso conteúdo, você compreendeu como a gestão escolar digital transforma a administração das instituições de ensino ao oferecer integração e escalabilidade. Em síntese, a digitalização da gestão educacional é indispensável para gestores e diretores que visam a uma experiência de aprendizagem moderna e competitiva.

Se você busca a automação de processos acadêmicos e a unificação de dados educacionais, a EAD Plataforma é a solução ideal. Essa ferramenta permite o controle de cursos online e a personalização de conteúdos ao aliar funcionalidades como:

• aulas ao vivo com chat e integração em tempo real;
• player de vídeo seguro com tecnologia anti-pirataria;
• emissão de certificado personalizado com código de verificação;
• biblioteca de conteúdos em diferentes formatos;
• opções customizadas de pagamento;
• integração da EAD com sistemas externos;
• automatização de processos de cadastro e matrícula do aluno;
• fórum público para gerar discussão;
• hospedagem e gerenciamento de materiais em um só lugar.

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FAQ – Dúvidas sobre gestão acadêmica digital

Como a gestão acadêmica digital pode melhorar a produtividade da instituição?

A gestão acadêmica digital melhora a produtividade ao promover a automação de processos acadêmicos e a redução de erros operacionais. Já a unificação de dados educacionais favorece uma administração mais eficiente, com decisões mais estratégicas a partir de big data e analytics.

Quais funcionalidades são essenciais em uma plataforma de gestão educacional?

As funcionalidades essenciais para uma plataforma de gestão educacional incluem o gerenciamento de matrículas automatizado, a organização centralizada de cronogramas e conteúdos e os relatórios em tempo real. Além disso, a integração com outras tecnologias, como sistemas de colaboração e análise de dados, potencializa a digitalização da gestão educacional.

É possível integrar a gestão acadêmica digital com o ambiente virtual de aprendizagem (AVA)?

Sim, é possível integrar a gestão acadêmica digital com o ambiente virtual de aprendizagem (AVA). Essa integração facilita a unificação de dados educacionais, a personalização de conteúdos e a automação de processos.

Quais são os primeiros passos para implementar uma gestão acadêmica digital eficiente?

Para implementar uma gestão acadêmica digital eficiente, as instituições de ensino precisam seguir 5 passos:

1 – Mapear os processos e necessidades;

2 – Estabelecer critérios para escolher a plataforma digital de gestão educacional;

3 – Planejar uma transição gradual e orientada por dados;

4 – Capacitar as equipes;

5 – Adotar boas práticas a longo prazo.

Qual o impacto na experiência dos alunos com o uso de uma plataforma unificada?

O uso de uma plataforma unificada, como a EAD Plataforma, melhora significativamente a experiência dos alunos ao centralizar conteúdos, atividades e comunicação em um só lugar. Dessa maneira, há maior autonomia e flexibilidade, com menor dispersão de informações durante a gestão escolar digital.