Escritórios inteligentes: o que é + vantagens + tecnologias!

Nos últimos anos, especialmente após a covid-19, os locais de trabalho vêm sofrendo mudanças que influenciam o modo como as empresas e os profissionais trabalham. Com os avanços tecnológicos, a renovação da cultura empresarial e a procura dos colaboradores por bem-estar e espaços colaborativos, os tradicionais ambientes de trabalho estão dando lugar aos escritórios inteligentes.

Cada vez mais, as organizações reformulam seus espaços para se ajustarem às novas necessidades do mercado e da mão de obra, como o modelo híbrido de trabalho e horários flexíveis, o que exige adaptação e melhoria na estrutura física e nos meios de comunicação.

Em uma época em que o uso da tecnologia é essencial para os negócios se manterem competitivos, mais do que nunca a integração de ferramentas digitais ao ambiente de trabalho se faz necessária.

Portanto, aderir ao escritório inteligente é fundamental, já que esse espaço utiliza tecnologia de ponta e sistemas automatizados para aprimorar as atividades, a produtividade e o bem-estar dos trabalhadores.

Neste artigo, abordamos o que é escritório inteligente, suas vantagens e as tecnologias essenciais de um ambiente automatizado. 

Ao longo da leitura, você vai entender sobre os avanços da tecnologia e os impactos na sociedade, especificamente no ambiente corporativo.

O que são escritórios inteligentes? 

O escritório inteligente é uma concepção de ambiente de trabalho em alta no universo corporativo, seja em negócios que atuam presencialmente ou aderem a modelos híbridos. A ideia é integrar recursos tecnológicos às atividades dos profissionais, otimizar as operações e aumentar a eficiência, a produtividade e o bem-estar de todos.

As organizações que aderem ao espaço de trabalho inteligente implementam soluções digitais para otimizar a experiência dos colaboradores e reduzir desperdícios de recursos. Sistemas automatizados e ferramentas de colaboração remota são tecnologias que facilitam o trabalho e a gestão do ambiente.

A tecnologia é a base dos escritórios inteligentes. Portanto, as empresas que incorporam esse ambiente de trabalho têm que atentar para equipamentos essenciais. Os sistemas de Internet das Coisas e o controle remoto dos dispositivos de escritório, por exemplo, facilitam a comunicação entre os colaboradores. 

Além disso, softwares, como os chatbots, contribuem com a gestão de tarefas ao responderem as perguntas dos consumidores, por exemplo.

Existem variações de configurações de escritórios inteligentes conforme atividade e necessidades das organizações. Algumas criam ambientes para facilitar a dinâmica criativa e o colaborativismo por meio de equipamentos modernos e infraestrutura fácil de transitar. Já outras empresas valorizam a liberdade do espaço e permitem que os profissionais trabalhem de casa ou locais de coworking.

Espaço de trabalho inteligente: 5 vantagens

Como mostramos, implementar tecnologias modernas nos escritórios é uma atitude que impacta positivamente as empresas. 

Listamos 5 vantagens de aderir a um espaço de trabalho inteligente. Confira! 

1- Eficiência nas operações

Os escritórios inteligentes disponibilizam soluções tecnológicas que automatizam atividades manuais e repetitivas da equipe. Desta forma, os profissionais se dedicam a tarefas mais estratégicas do negócio.

Com a automação, fica mais fácil simplificar processos de trabalho financeiros, como gerar notas fiscais por meio de um sistema emissor ou usar um ERP para ajudar na gestão empresarial. Assim, torna-se viável potencializar a eficiência operacional e a produtividade.

Com os espaços de trabalho inteligentes, você não precisa mais se preocupar em acender ou apagar as luzes do escritório e fechar portas, janelas e cortinas.

2- Redução de custos

Em ambientes de trabalho inteligentes, não é necessário contratar profissionais para realizar atividades burocráticas. Assim, fica mais fácil reduzir o número de colaboradores e o custo com a folha de pagamento.

Nesses espaços, a automação oferece opções práticas e eficientes para controlar o ambiente de trabalho, assim como diminuir as despesas. Veja alguns exemplos:

• automação de atendimento telefônico: a automatização dessa atividades permite direcionar as pessoas que ligam para empresa para o setor com que desejam falar, sem interferência humana;
• economia de energia: existem sistemas inteligentes de iluminação e temperatura que permitem ajustar a intensidade, automaticamente, com base na ocupação do ambiente ou horário definido. Assim, a empresa reduz o consumo e contribui para o aumento de eficiência energética;
• armazenamento em nuvem: implementar soluções tecnológicas, como o Google Drive, para arquivar documentos e planilhas importantes na nuvem contribui para eliminar despesas com servidores e infraestrutura física.

3- Aperfeiçoamento da comunicação e colaboração da equipe

Nos escritórios inteligentes, é comum utilizar soluções de comunicação avançadas para falar com os colaboradores que trabalham remotamente. Além disso, quem atua presencialmente se beneficia da tecnologia para marcar reuniões on-line com os clientes. O Google Meet é uma boa ferramenta para agendar encontros virtuais.

Portanto, o uso de sistemas tecnológicos modernos permite que os espaços de trabalho inteligentes promovam uma dinâmica mais colaborativa entre a equipe e uma melhora na comunicação de todos.

Aproveite para ler: Treinamento de Comunicação Empresarial: o que é, vantagens e como criar um!

4- Aumento da produtividade

A automação de diferentes tarefas permite que os colaboradores eliminem atividades operacionais e repetitivas de sua rotina. Assim, sobra tempo para executar tarefas mais produtivas para a empresa. 

Leia também: Dinâmica sobre administração do tempo: top 3 para otimizar a produtividade de sua equipe!

5- Aumento da satisfação dos colaboradores

Com o uso de tecnologia, os escritórios inteligentes possibilitam um ambiente de trabalho mais confortável e repleto de facilidades, o que um escritório tradicional não costuma oferecer.

Um espaço agradável para trabalhar influencia a satisfação e o desempenho da mão de obra, e consequentemente, melhora a produtividade.

Escritório automatizado: conheça as tecnologias essenciais

Existem tecnologias essenciais que toda empresa que adota o escritório inteligente como modelo de ambiente de trabalho deve ter. Veja a seguir!

IoT

A IoT ou Internet of Things (em português, Internet das Coisas) possibilita que dispositivos, como tablets, smartphones, impressoras, laptops, máquinas de café, aparelhos de ar-condicionado e iluminação e outros equipamentos eletrônicos, se comuniquem entre si por meio da internet.

Com essa tecnologia, é viável gerenciar a empresa de forma remota, controlar com precisão e eficiência o espaço de trabalho, aperfeiçoar a experiência dos profissionais e reduzir custos operacionais.

Inteligência Artificial (IA)

A Inteligência Artificial ou IA é uma aliada das organizações, uma vez que você pode usá-la para automatizar atividades operacionais e repetitivas da sua equipe. 

O IoT também analisa uma grande quantidade de dados para tomar decisões estratégicas embasadas em informações atualizadas.

O chatbot, que comentamos acima, quando alimentado por IA, auxilia os colaboradores com tarefas básicas. Assim, auxilia na execução de tarefas complexas, que demandam mais tempo.

Rede de internet robusta

É importante que todo escritório inteligente tenha uma rede de internet robusta, confiável, veloz e com boa conexão. Desta forma, os colaboradores se conectam com facilidade e compartilham dados de forma mais ágil e eficiente.

Sistema de automação

As ferramentas de automação ajudam os colaboradores a gerenciar tarefas, automaticamente, e minimizar erros operacionais de atividades financeiras e contábeis.

Com um sistema de automação, algumas metodologias de trabalho ficam mais simples e ágeis, como ajustar temperatura e iluminação.

A automação de escritório também gerencia documentos e agenda reuniões com clientes e colaboradores.

Os escritórios inteligentes se transformaram em um ambiente desejado pelas organizações que querem inovação tecnológica para potencializar as atividades.

Como mostramos, esses ambientes oferecem vantagens às empresas e aos colaboradores, como a capacidade de otimizar o espaço de trabalho, aumentar a produtividade e promover um local sustentável.

Além de os escritórios inteligentes contribuírem com a eficiência operacional, ajudam a atrair e reter talentos e proporcionar um lugar que promova a inovação e o bem-estar. 

E por falar em retenção de talentos, para uma empresa ter sucesso, é preciso investir em um ambiente tecnológico e prático e treinar os profissionais para entenderem sua cultura e seus procedimentos.

Por isso, recomendamos ler outros artigos do blog da EAD Plataforma para ajudá-lo a treinar sua equipe. Confira!

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