5W2H: o que é e como aplicar na sua empresa

A gestão empresarial é composta por metodologias diferentes. Muitas vezes, as pessoas sabem aplicá-las, mas não conhecem seus nomes. A 5W2H é um ótimo exemplo. 

Trata-se de uma ferramenta que consiste em um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades que a empresa precisa desenvolver.

Na prática, 5W2H é uma metodologia com potencial para dar a autonomia necessária aos funcionários para tomarem decisões cada vez mais assertivas diante de possíveis problemas.

Tal organização permite que a resposta seja cada vez mais rápida e eficiente— e, em um mercado competitivo como o nosso, identificar e gerir uma dificuldade logo no início é fundamental. 

É por isso que é indispensável incluir um plano de ação 5W2H nas estratégias do seu negócio. 

Continue a leitura para entender, ao longo deste artigo, o que é e como fazer 5W2H. Aproveite! 

O que é 5W2H?

A metodologia 5W2H é uma ferramenta de gestão para definir e executar atividades ou montar planos de ação para que tudo dê certo. 

Se você é dono de empresa, com certeza já se viu em uma situação em que algo deu errado ou que precisou de várias etapas desnecessárias para que, finalmente, fosse concluído. Quando isso acontece, fica uma sensação de tempo perdido, concorda? Por isso existe o 5W2H!

A grande vantagem é que a ferramenta é simples e prática de ser implementada, sem haver necessidade de treinamento específico. 

A ideia aqui é responder perguntas básicas para entender quais são os passos necessários para que aquele projeto importante saia do papel e seja colocado em prática. 

E se você está se perguntando: “tudo bem, mas o que significa a sigla 5W2H?” A resposta é tão fácil quanto o método. As letras e números vêm do inglês e representam as sete perguntas que compõem a ferramenta: 

5 Ws: 

• What (O que?)
• Why (Por que?)
• Where (Onde?)
• Who (Quem?)
• When (Quando?)

E 2H: 

• How (Como?)
• How much (Quanto custa?)

Falaremos sobre cada um deles em seguida! 

Significado das diretrizes da metodologia 5W2H

A ferramenta 5W2H é a solução ideal para quem quer solucionar problemas com clareza e eficiência. 

Com o recurso, é possível definir uma série de etapas da ação, desde o que é preciso ser feito até o custo que o processo envolverá. 

Abaixo, estão as perguntas que precisam ser respondidas.

• What (o quê?): qual é o projeto? Qual é a sua estratégia? Aqui, você precisa descrever o projeto em questão para que todos entendam do que se trata.  

• Why (por que?): por que a ação precisa ser tomada? Nessa etapa, foque em justificar o objetivo do projeto.
  
• Where (onde?): qual departamento irá fazê-lo? Essa pergunta pode ser feita de várias formas. Detalhe quem estará à frente do projeto. Se é interno ou não. Se é desenvolvido para ser digital ou off-line, entre outras questões

• Who (por quem será feito?): quais colaboradores participarão de cada uma das etapas? Lembre-se de que cada tarefa precisa de uma pessoa responsável.

• When (quando?): quando cada uma das atividades começa? Estabeleça o deadline para a implementação, isso é fundamental. Coloque prazos e limites em todas as etapas.
  
• How (como fazer?): quais serão as etapas e ações necessárias? É importante que você defina todos os métodos e processos para que as equipes trabalhem em conjunto e estejam cientes das etapas. 

• How much (quanto fazer?): qual será o custo? Todo projeto envolve dinheiro, então contabilize o investimento necessário. 

Como surgiu a ferramenta 5W2H?

Vamos falar um pouco sobre a história da ferramenta 5W2H? Não há um registro exato de como a metodologia foi criada, mas acredita-se que tenha sido no Japão, na década de 1950, no que chamam de Toyotismo. 

Foi nessa época que Taiichi Ohno e Eiji Toyoda conheceram, nos Estados Unidos, o Fordismo. Após estudá-lo na prática, os especialistas consideraram estruturar os processos a fim de evitar desperdício de matéria-prima, direcionando seu foco para a qualidade. E, a partir daí, foi criada a metodologia  5W2H. 

Qual é o principal objetivo da ferramenta 5W2H ?
O principal objetivo da ferramenta 5W2H é oferecer mais organização por meio dos seus planos de ação, assim como o acompanhamento de cada passo das tarefas.

É por isso que o uso da metodologia 5W2H auxilia a definição prática de operações, o que serve tanto para ajudar a companhia a ser mais eficiente como a identificar o que não contribui para o crescimento do negócio. 

Quais são os benefícios do 5W2H?

A seguir, enumeramos alguns dos benefícios de usar a metodologia 5W2H na sua empresa. Confira! 

Simplicidade

Começamos a lista com um dos maiores benefícios do 5W2H, a sua simplicidade.  Empresas de qualquer porte e profissionais de diferentes áreas conseguem utilizar a metodologia. 

Além disso, como falamos acima, não é necessário treinamento. O entendimento é fácil e o aprendizado é rápido, basta responder às perguntas.

Direcionamento e responsabilidades

Em um processo de gestão, muitas vezes é um desafio definir responsabilidades e direcionar as atividades de forma objetiva. O resultado é o retrabalho e o não cumprimento de prazos. 

Isso não é mais um problema com a ferramenta 5W2H. Com o recurso, todos os profissionais envolvidos sabem seus papéis e o que precisam entregar para chegar ao resultado esperado.

Baixo custo

Outra vantagem muito importante do 5W2H é seu baixo custo. 

Se você está começando agora com o seu negócio, não se preocupe em fazer um grande investimento para aplicar a metodologia: tudo pode ser feito com recursos que já estão disponíveis. 

Garante o cumprimento dos prazos

Nada melhor que conseguir cumprir os prazos acordados, não é mesmo? A pontualidade é essencial para qualquer estratégia de marketing. 

Com o uso da ferramenta 5W2H, é possível alinhar as tarefas, esclarecer dúvidas, aumentar a produtividade e, como consequência, garantir o cumprimento de todos os prazos sem dores de cabeça. 

Tomada de decisão acertada
Uma visão clara das informações do seu projeto somada à administração de qualidade e a uma equipe bem alinhada com suas funções: o resultado não poderia ser outro que não o auxílio na tomada de decisão. 

Se todos estão a par das etapas, o responsável consegue ter mais clareza na hora das definições.

Abrangência

Quando pensamos o que é 5W2H, relacionamos o conceito a algo coringa no ambiente empresarial. 

Na prática, significa que a ferramenta pode ser usada em qualquer negócio, sem distinção de porte ou ramo mercadológico. Basta ter um objetivo.

Quando usar o 5W2H?

Agora que já sabemos qual é o principal objetivo da ferramenta 5W2H, vamos entender como utilizá-la. 

O 5W2H não tem limitação, podendo ser usado sempre que a empresa precisar de um plano de ação. Sendo assim, a metodologia funciona tanto para uma estratégia macro como para operações mais específicas.

Não importa o tamanho do projeto ou da sua empresa, fazer o 5W2H é uma alternativa viável e de fácil aplicação para quem quer um melhor direcionamento das tarefas. 

Dessa maneira, a técnica reforça as prioridades e o que é preciso ser feito para chegar ao resultado pretendido. 

Plano de ação 5W2H

Qualquer empresa, seja de pequeno ou grande porte, precisa ter suas metas e estratégias bem definidas. Mas como executar todo esse planejamento? 

A resposta é: com um plano de ação! Com o direcionamento, as equipes conseguem identificar o que precisa ser feito para chegar ao objetivo da empresa.

Quando falamos em plano de ação 5W2H, nos referimos ao momento de definir para onde a sua estratégia irá se encaminhar. 

Quais serão os desdobramentos? Essa é a hora de sentar e pensar no que será feito e como você irá monitorar essas atividades.  

O objetivo do plano de ação é colocar no papel tudo o que precisa ser executado, criando uma metodologia, fazendo o cronograma e, claro, estabelecendo os responsáveis por desenvolver cada uma dessas etapas. 

E você já sabe que, para colocar em prática a metodologia 5W2H, basta responder às  sete perguntas que mostramos aqui, certo? 

Além do passo a passo básico, é importante destacar mais algumas boas práticas que precisam ser alinhadas antes de colocar a mão na massa!

Uma delas é garantir que todas as pessoas envolvidas no projeto estejam presentes durante o processo de responder ao questionário,  facilitando o direcionamento estratégico para a realização de todas as etapas.

Outra dica é trabalhar a objetividade e levar em consideração as afinidades e os conhecimentos das pessoas da equipe antes de delegar as tarefas. A prática dará mais fluidez ao trabalho e deixará seus funcionários mais motivados.

Como montar o plano de ação 5W2H

Para montar a sua matriz 5W2H, você pode usar o Excel ou outra ferramenta de planilhas, como o Google Planilhas, por exemplo, ou até mesmo criar uma tabela no Word. 

Em seguida, basta dividi-la em 7 colunas e usar a primeira linha para escrever as perguntas que serão feitas.

Logo depois, você preenche as questões conforme os objetivos do seu projeto. Seja o mais descritivo possível e responda com sinceridade, afinal, essa é uma das partes essenciais, que vai assegurar o sucesso do projeto.

Certifique-se de reunir informações previamente. Faça um brainstorm para considerar as diversas ideias e pensar em como colocar em prática o plano de ação 5W2H.

Uma vez que tudo esteja terminado, considere ouvir um feedback da equipe para lapidar ajustes. Essa é uma forma de garantir que todos estejam comprometidos e tenham senso de pertencimento com o projeto. 

Não esqueça de fazer o acompanhamento!

Finalmente, lembre-se de reavaliar periodicamente sua estratégia por meio de check-ins com a equipe e balanço das ações. A ideia pode soar trabalhosa, mas somente desta forma você garante que o plano traçado ainda faz sentido e é eficaz. 

O acompanhamento é essencial para verificar se a meta foi atingida e, caso não tenha sido, pensar em soluções. Em outras palavras, a prática garante melhores resultados em longo prazo.

Quando aplicar o 5W2H?

A metodologia 5W2H funciona para todos os momentos nos quais é necessário melhorar processos e economizar tempo. 

Por exemplo, a 5W2H pode ser aplicada para: 

• aumentar a lucratividade;
• crescer a base de clientes;
• fazer planejamento de mídia;
• definir a estratégia de vendas;

Se você tem um curso on-line, aplicar a ferramenta 5W2H também pode te ajudar a solucionar algumas questões. Que tal pensarmos na captação de mais alunos? Veja o exemplo da 5W2H abaixo.

• What?(o que?) – Captação de mais alunos

• Why (por que?) – Porque a expectativa para o próximo ano é de dobrar a meta de alunos inscritos.

• ‍Who (quem?) – Equipes de marketing e comercial

• ‍Where (onde?) – Campanha de marketing onl-line e off-line

• ‍When (quando?) – Até o fim do ano

• ‍How (como?)-  Criar campanhas nas redes sociais e no Google. Fazer material de busdoor e metrô e trem para campanha off-line. 

• ‍How much (quanto custa)- O orçamento máximo para a campanha é de 15 mil reais. 

Comece a usar a metodologia 5W2H

Agora que você percebeu o quanto a metodologia 5W2H é simples e versátil, temos a certeza de que irá aplicar a ferramenta no seu negócio e ver, na prática, o quanto ficará mais eficiente e produtivo. 

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