Regras para grupo de WhatsApp da escola: como manter a ordem durante a troca de mensagens

É necessário criar regras para grupo de WhatsApp da escola? Como definir as normas na comunicação com pais e alunos? 

Durante a pandemia do Covid-19, a transformação digital ultrapassou as salas de aula e mudou toda a estrutura e funcionamento de muitas instituições de ensino. 

Assim, junto com as aulas online, a comunicação com os pais e alunos também passaram para o ambiente virtual. 

Nessa mudança, muitas adaptações foram necessárias e, para dar conta dos recados, os grupos nas redes sociais começaram a surgir. 

Entre as conversas com pais, os avisos institucionais, informativos de atividades e até o próprio acompanhamento da turma, um aspecto muito importante não pode ser deixado de lado: as regras para o grupo de WhatsApp da escola. 

Afinal, como acontece a mediação das mensagens trocadas nos canais de comunicação da sua instituição? Existem normas ou cada um fala e envia o que quiser, quando quiser? 

Chegou a hora de entender um pouco mais sobre o objetivo dos grupos de mensagem com pais, responsáveis e alunos, e a importância de se definir regras para essa comunicação digital. 

Qual o objetivo do grupo de WhatsApp da escola?

Antes de falarmos sobre regras para grupo de WhatsApp de uma escola, vamos entender qual é a real finalidade desse meio de comunicação?

Com a necessidade do fechamento abrupto dos colégios, muitos pais e alunos acabaram perdidos nesse processo, e a comunicação que era anteriormente feita de forma presencial, precisou se adaptar ao distanciamento social. 

Para algumas instituições, os grupos de WhatsApp já eram uma realidade para manter uma comunicação mais prática e eficiente.

No entanto, para aquelas que ainda mantinham os meios tradicionais, os últimos anos exigiram mudanças e os aplicativos de mensagens instantâneas passaram a fazer parte do dia a dia de pais, alunos e docentes. 

Mas, em um meio de comunicação informal, se perder do real objetivo do grupo de WhatsApp da escola pode ser muito fácil. 

Afinal, como apresentar aos pais a finalidade daquele grupo? Como mediar as mensagens trocadas naquele espaço?

Um grupo escolar de WhatsApp ou em qualquer outra rede social tem o mesmo objetivo: facilitar a comunicação entre escola e responsáveis, tornando-se um canal para avisos importantes relacionados às atividades escolares e tirar as dúvidas.

No entanto, quando não há regras no grupo de WhatsApp da escola, o seu propósito pode ser facilmente esquecido. E é por isso que você, enquanto instituição, precisa criar normas para que a comunicação seja, de fato, efetiva. 

Regras para o grupo de WhatsApp da escola: quais utilizar? 

Como vimos, regras para grupo de WhatsApp da escola são necessárias para garantir a ordem do canal, e para que nenhuma informação se perca em uma chuva de mensagens. 

Por isso, vamos mostrar agora quais as principais normas que sua instituição pode estabelecer no contato online com pais, responsáveis e alunos. 

1. Mantenha o grupo fechado 

Quando falamos em comunicação, obviamente a conversa unilateral não pode ser entendida, de fato, como comunicação. 

Mas na realidade das regras para grupos de WhatsApp de escola, essa pode ser uma atitude necessária. 

Afinal, são muitos pais, mães e alunos em um único grupo, o que pode gerar um fluxo grande de mensagens diariamente, e fazer com que os avisos realmente importantes se percam entre tantas notificações.

Por isso, uma decisão que pode ajudar a manter a ordem da comunicação é ter um grupo sem chat, onde o administrador, que pode ser o professor da turma, o diretor da escola ou qualquer outro profissional, poderá enviar mensagens. 

O ideal é manter assim apenas os grupos que são para avisos e recados. Um grupo criado apenas para pais, por exemplo, pode ser necessário manter o envio de mensagens aberto para garantir que eles também possam entrar em contato. 

2. Não envie mensagens aos finais de semana

Exceto pelos sábados letivos, que pode acontecer em algumas instituições, ou nos dias em que há uma programação diferente, evite a comunicação nos grupos fora do horário de funcionamento da escola.

Essa é uma das regras para grupo de WhatsApp de escola mais importante, e deve começar pelos próprios diretores e professores. 

Ao perceber que existe um horário subentendido para enviar mensagens, automaticamente os pais entenderão que não adiantará enviar dúvidas fora do horário, pois o retorno só acontecerá no próximo dia letivo. 

Caso a escola possua um número comercial para o contato via WhatsApp, uma boa dica é utilizar os recursos da versão business para definir horários e colocar mensagens automáticas reforçando essas normas.

3. Estimule a conversa privada

Outra regra para grupo de WhatsApp de escola que pode ajudar a manter a ordem é estimular aos pais que, caso algum recado enviado no grupo sem chat gere dúvidas, que elas sejam tiradas de forma individual, na conversa privada com o número da escola. 

Essa norma ajuda a controlar um excesso de mensagens, assim como evita situações de exposição que podem acabar acontecendo. 

Se um aluno teve um conflito com outro, o ideal é que o pai fale diretamente com a escola, e não exponha nada em um grupo que todos possam ter acesso.

Nesse ponto é importante ficar atento: se após um recado, vários pais enviaram mensagens no privado com a mensagem de dúvida, responda-a direto no grupo para esclarecer a todos. Isso evita que a escola fique sobrecarregada com mensagens iguais para responder. 

4. Incentive a objetividade nas mensagens

Todas as regras para grupo de WhatsApp de uma escola deve considerar que a comunicação em aplicativos de mensagens são instantâneas, rápidas, pessoais, próximas… 

Isso significa que a troca de informações neste canal deve seguir esse padrão.

Portanto, mensagens de texto longas ou áudios muito grandes, a menos que seja necessário, devem ser evitados. 

Ao invés disso, prefira ser conciso no repasse de informações e aproveite os recursos do app para facilitar o entendimento de todos. 

Se possível, opte por enviar mensagens mais curtas, utilizar negrito nas informações mais importantes, trabalhar com bom espaçamento entre os parágrafos, escrever em tópicos para facilitar a leitura, entre outras boas práticas que ajudem a tornar o conteúdo mais rápido e fácil de entender. 

Adote uma plataforma completa para aulas, acompanhamento e comunicados

Como falamos,  com o fechamento dos espaços presenciais, muitas instituições de ensino precisaram migrar para o digital para conseguir prosseguir com o processo de aprendizagem dos seus alunos.

No entanto, sair do modelo tradicional para o EAD do dia para a noite trouxe muitas dificuldades para as escolas e professores, tanto no que se refere às aulas quanto na comunicação entre a instituição, os pais e responsáveis. 

Para resolver esse problema, uma alternativa pode ser investir em uma plataforma completa que permita atender as necessidades dos alunos, acompanhar sua evolução e manter uma comunicação clara e concentrada em um único espaço com todos eles.

Parece impossível? Pois saiba que sua escola pode ter tudo isso, e muito mais, ao adotar uma plataforma EAD, como a EAD Plataforma. 

Oferecendo um excelente custo-benefício, a EAD Plataforma é a solução ideal para quem deseja oferecer uma excelente experiência de ensino online para seus alunos. 
Para entender como a ferramenta funciona, convidamos você a testá-la por sete dias, de forma totalmente gratuita!