Como fazer gestão de treinamentos em 5 passos

A gestão de treinamentos é um elemento vital na estrutura organizacional de qualquer empresa. Essa prática busca analisar e otimizar os processos de capacitação dos colaboradores, alinhando-os às metas e necessidades específicas da equipe e da organização. 

Saiba o que é gestão de treinamentos, as vantagens que ela pode trazer para sua empresa e como fazer uma gestão de treinamentos eficaz em cinco passos. Preparado para começar?

O que é gestão de treinamentos?

A gestão de treinamentos é uma prática essencial na gestão organizacional. Ela busca analisar os processos de treinamento e a possível reestruturação deles, caso necessário, estabelecendo as melhores dinâmicas para a empresa e para os colaboradores.

É amplamente reconhecido que os treinamentos reduzem lacunas de conhecimento que podem limitar o desenvolvimento dos colaboradores, fortalecendo assim a competitividade da empresa no mercado. 

Nesse contexto, a gestão de treinamentos busca maximizar essas iniciativas, utilizando os recursos disponíveis de forma eficiente e acompanhando de perto a evolução dos colaboradores, para garantir que alcancem os resultados desejados.

A gestão de treinamentos é muito mais do que preparar aulas ou seminários; ela começa a partir de muita pesquisa, diagnóstico e planejamento. Falaremos mais sobre como fazer a gestão de treinamentos a seguir.

Vantagens da gestão de treinamentos

A gestão de treinamentos é fundamental para adaptar os processos de capacitação conforme as metas e as necessidades específicas de uma equipe ou da empresa. Confira quais são as principais vantagens de uma boa gestão de treinamentos:

Melhoria do desempenho e da produtividade

Ao fornecer treinamentos personalizados que abordam as necessidades individuais e coletivas da equipe, a gestão de treinamentos pode impulsionar o desempenho e a eficiência das atividades de qualificação. 

Os colaboradores se sentem mais motivados a participar ativamente dos treinamentos, pois reconhecem que o conteúdo oferecido é relevante para superar seus desafios no trabalho. Como resultado, a produtividade da equipe aumenta, contribuindo para o alcance das metas da empresa.

Redução da rotatividade de pessoal

Investir em treinamentos adequados demonstra o compromisso da empresa com o desenvolvimento profissional de seus colaboradores. 

Essa valorização contribui para aumentar a satisfação e o engajamento da equipe, reduzindo, consequentemente, a taxa de rotatividade de pessoal. Os funcionários reconhecem o valor dos investimentos em seu crescimento profissional, o que os incentiva a permanecer na organização por mais tempo.

Otimização de recursos financeiros

Ao planejar cuidadosamente os conteúdos, formatos e métodos de treinamento, a gestão de treinamentos permite um uso mais eficiente dos recursos disponíveis. 

Essa abordagem ajuda a empresa a direcionar seus investimentos de forma estratégica, minimizando desperdícios e maximizando o retorno sobre o investimento realizado. Assim, é possível alcançar resultados mais significativos com os mesmos recursos.

Melhorias na qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos

A gestão de treinamentos também se concentra em aprimorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa. Um projeto bem estruturado e robusto traz benefícios tangíveis, refletindo em um aumento nas vendas e na conquista de novos clientes.

Por exemplo, uma empresa que oferece um atendimento exemplar, fruto de treinamentos constantes sobre este assunto, conquista a lealdade dos seus clientes. Ou ainda, uma equipe de vendas devidamente treinada e preparada para o atendimento tende a fechar mais negócios. A gestão de treinamentos tem impacto direto na qualidade do produto ou serviço que você oferece!

Redução de retrabalho

A falta de qualidade na execução de tarefas frequentemente resulta em retrabalho, uma das principais causas de desmotivação e improdutividade. A gestão de treinamentos permite identificar e solucionar problemas que afetam a qualidade do trabalho e o ambiente organizacional. 

Além disso, os gestores também podem receber treinamentos para aprimorar suas habilidades de delegação e comunicação, contribuindo para uma gestão mais eficaz dos processos e melhor qualidade das entregas.

Capacitação para o uso de novas ferramentas

Com a crescente presença da tecnologia nas empresas, é essencial incluir capacitações para o uso de novas ferramentas no plano de gestão de treinamentos. 

Algumas delas podem exigir atualizações constantes e é necessário fornecer formações periódicas para garantir que a equipe esteja atualizada e as utilize com mais eficiência.

Por exemplo, se uma nova forma de pagamento é introduzida em uma loja, os vendedores precisam estar bem treinados para explicar e facilitar seu uso pelos clientes. 

No ambiente corporativo, apenas implementar uma ferramenta de gestão de tarefas e produtividade não faz com que as equipes tenham resultados satisfatórios; é necessário treiná-las para tirar o melhor proveito do recurso.

Atendimento às necessidades pontuais e novidades

Todas as empresas enfrentam momentos de necessidades específicas que afetam seus resultados. Em tais momentos, a gestão de treinamentos pode ajudar a resolver questões específicas e atender às necessidades emergentes da empresa. 

Por exemplo, durante a pandemia de COVID-19, muitas empresas tiveram que capacitar seus funcionários a trabalhar de maneira organizada e produtiva em home office. 

A entrada de um novo produto na esteira de ofertas da empresa também pode exigir um treinamento para que ele seja apresentado da melhor forma ao cliente em potencial — uma necessidade pontual que a gestão de treinamentos pode atender.

Em resumo, uma gestão de treinamentos eficaz não só otimiza o uso dos recursos financeiros da empresa, mas também melhora o desempenho da equipe e contribui para a retenção de talentos, proporcionando benefícios significativos para o sucesso organizacional a longo prazo.

Leia também: Treinamento técnico: o que é, como fazer e por que investir

Como fazer gestão de treinamentos

Para realizar uma gestão de treinamentos eficaz, é necessário mapear as competências da equipe, identificar as demandas da empresa, garantir uma comunicação interna eficiente, elaborar um planejamento e cronograma de atividades e não deixar de realizar avaliações pós-treinamento.

Vamos passar por cada uma destas etapas a seguir:

1. Mapeamento de competências

Realizar o mapeamento das competências da equipe permite compreender as habilidades e lacunas de cada colaborador, possibilitando um direcionamento mais estratégico dos treinamentos. Para isso, é possível organizar pesquisas com os funcionários, para saber quais são suas principais áreas de conhecimento.

2. Definição das necessidades da empresa

As necessidades específicas da empresa devem ser consideradas durante o processo de gestão de treinamentos. Isso envolve analisar os objetivos organizacionais e alinhá-los com as metas, missão, visão e valores da empresa.

3. Comunicação interna eficiente

Uma comunicação interna eficiente desempenha um papel fundamental na gestão de treinamentos, pois permite que os gestores transmitam informações de forma colaborativa, motivando os colaboradores. A comunicação interna também tem o papel de informar os colaboradores sobre a disponibilidade e/ou necessidade de treinamentos, de forma clara e objetiva.

4. Planejamento e cronogramas

Após mapear as competências da equipe, identificar as necessidades da empresa e garantir uma comunicação interna eficiente, é hora de criar um planejamento e cronograma de atividades para cada um dos treinamentos. Isso inclui o planejamento do conteúdo, a definição dos responsáveis por cada atividade e a escolha entre treinamentos presenciais ou remotos.

5. Avaliação pós-treinamento

Adaptando um jargão famoso no mundo do futebol, “o treino não acaba quando termina”. Um papel importante da gestão de treinamentos é coletar feedbacks sobre eles, para entender quais foram os pontos positivos e o que pode ser melhorado em formações futuras.

Ao seguir esses cinco passos, você realiza uma gestão de treinamentos eficiente, promove o desenvolvimento da equipe e o alcance dos objetivos da empresa de forma estratégica e organizada.

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Como a tecnologia pode ajudar na gestão de treinamentos

A tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de treinamentos, pois oferece recursos que facilitam o aprendizado dos colaboradores e tornam o processo mais prático, dinâmico e eficiente.

O Ensino a Distância (EAD) corporativo combina o melhor de dois mundos. O treinamento online é tão enriquecedor e interativo quanto o presencial, mas com uma vantagem adicional: proporciona o conforto e a conveniência do ambiente virtual.

Por um lado, os gestores podem avaliar de perto o progresso de seus colaboradores, além de oferecer um processo de integração mais dinâmico. Por outro, os colaboradores têm a oportunidade de aprender coisas novas, aprimorar suas habilidades e esclarecer suas dúvidas com muita praticidade, sem sair de casa.

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