Descubra 5 ferramentas de controle financeiro e como utilizá-las

A gestão adequada das contas pode evitar muitos riscos para pequenos negócios, como desvalorização de capital e dívidas acumuladas. Apesar da importância, muitos empreendedores enfrentam dificuldades para organizar e monitorar o fluxo de caixa.

Para superar esse desafio, a tecnologia é uma das maiores aliadas. As ferramentas de controle financeiro estão cada vez mais acessíveis, práticas e eficazes. Seja um app gratuito para smartphones, sistemas CRM ou a boa e velha planilha.

Quer saber como aproveitar esses recursos para gerenciar as finanças? Então continue lendo!

O que faz um controle financeiro?

O controle financeiro engloba toda a gestão do orçamento e das contas. Ele fornece recursos para acompanhar a receita gerada, os custos operacionais, o lucro conquistado e os pagamentos a serem feitos. Ou seja, serve para monitorar corretamente o fluxo de caixa e assegurar meios para manter o saldo positivo e as contas em dia.

Por meio dessas ações, você controla o capital, monitora os fundos disponíveis, prevê variações no orçamento e utiliza racionalmente os recursos monetários.

Além da relevância em curto prazo, implementar ferramentas de controle financeiro também é essencial em longo prazo. 

Isso porque elas são úteis para organizar os investimentos futuros e planejar o crescimento dos empreendimentos, sem deixar de lado os compromissos recorrentes, como pagamento de salários, aquisição de insumos e custos de manutenção. 

5 melhores ferramentas de controle financeiro para empresas e pessoas

Agora que já sabe a importância de administrar corretamente o dinheiro, é o momento ideal para descobrir as melhores ferramentas de controle financeiro. Nessa lista, agrupamos cinco tipos de recursos capazes de facilitar a gestão para empresas e pessoas, confira:

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa registra todas transações financeiras efetuadas na rotina do seu negócio. Essa documentação acompanha a entrada e a saída do dinheiro, além de anotar a fonte e o destino dessas movimentações.

Por exemplo, o relatório pode apontar a receita gerada com a venda de um curso on-line, assim como registra o custo do plano de assinatura da plataforma EAD, onde o infoproduto está hospedado.

Ao analisar os dados, tem a chance de compreender quais são as áreas mais rentáveis e as de maior demanda, informações essenciais para tomar decisões mais assertivas quanto à administração do seu dinheiro.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

A DRE serve especialmente para que empresas visualizem o momento financeiro da organização, monitorando dados como: receita, gastos, tributações e o lucro gerado. 

É um levantamento amplo dos resultados alcançados, que serve para comparar os números internos com os do mercado onde atuam.

Além de ser obrigatório para algumas organizações, esse indicador é muito importante para avaliar a liquidez de qualquer operação.

Planilhas

Uma das ferramentas de controle financeiro que ainda é bastante utilizada, tanto no ambiente doméstico quanto empresarial, é a planilha de ganhos e gastos. 

É mais indicada para quem tem facilidade de se organizar e não trabalha com volumes muito altos. Afinal, mesmo que as fórmulas ajudem nos cálculos, a maior parte do preenchimento ainda é manual.

O Excel e as Planilhas do Google são os sistemas mais utilizados para isso. A vantagem da ferramenta é a possibilidade de encontrar templates prontos na internet e personalizar o documento para sua realidade.

App de controle financeiro (empresa e pessoal)

A gestão do dinheiro está realmente ao alcance das mãos com os apps de controle financeiro, para empresas e pessoas. Eles estão cada vez mais intuitivos e fáceis de usar, aproveitando a praticidade de concentrar toda sua vida no celular.

Algumas opções mais interessantes nessa categoria são:

• App Sebrae;
• Organizze;
• Meu Dinheiro.

Existem opções gratuitas e pagas, portanto, é essencial testar diferentes apps e avaliar os recursos de cada um, para definir aquele que mais se adequa às necessidades do dia a dia.

Sistemas de gestão

Para empreendedores que buscam ferramentas de controle financeiro mais completas e assertivas, a opção é contar com sistemas de gestão empresarial, como CRMs e ERPs. 

Esses softwares servem para centralizar o gerenciamento total em uma única plataforma, facilitando a rotina dos administradores.

A vantagem desses sistemas está na possibilidade de automatizar o monitoramento de ganhos e gastos da organização, integrando ferramentas de pagamento, cobrança, páginas de venda e muitos outros.

Para quem busca bons exemplos desse tipo, podemos destacar:

• ContaAzul;
• Bling;
• Yupee.

4 dicas para melhorar o controle financeiro

Por fim, separamos algumas dicas para aproveitar melhor as ferramentas de controle financeiro e otimizar a gestão de recursos monetários. Veja:

1. Fique de olho no fluxo de caixa

O fluxo de caixa deve ser acompanhado diariamente. Além de servir para enxergar com clareza a saúde financeira da organização, a medida é importante para antecipar situações alarmantes ou identificar oportunidades com mais agilidade.

Esses cuidados favorecem o uso inteligente do dinheiro e facilita o equilíbrio das contas, pois demonstram a verba disponível de um dia para o outro e indicam quando é necessário agir para não ficar no vermelho.

2. Acompanhe a liquidez

Um faturamento alto é importante, mas você deve se atentar principalmente ao resultado líquido de cada iniciativa. Ele é obtido quando tiramos os custos variáveis do total recebido.

A partir desses números, você tem uma noção real sobre lucros e prejuízos, além de descobrir maneiras para investir melhor no futuro.

3. Evite gastos desnecessários

O controle financeiro deve ser ativo, ou seja, é essencial analisar os números e usar o conhecimento adquirido para melhorar o uso do dinheiro com o passar do tempo. 

Uma boa forma de fazer isso consiste em identificar gastos desnecessários e cortá-los assim que possível. Pode ser a assinatura de um serviço que não utiliza o bastante ou a compra de materiais que não têm um bom aproveitamento, por exemplo.

Em ambos os casos, o custo supera o retorno, por isso, é recomendado procurar alternativas mais interessantes e tentar economizar.

4. Separe finanças pessoais e empresariais

Nunca misture as contas pessoais com as da empresa. Esse é um dos principais motivos da desorganização financeira em pequenos empreendimentos, como quem é MEI (microempreendedor individual) ou tem uma microempresa.

Os erros mais comuns são:

• usar conta bancária pessoal para receber pagamentos de clientes;
• não reservar uma porcentagem para cobrir os custos operacionais;
• considerar todo faturamento como lucro;
• misturar as contas domésticas e empresariais, eventualmente atrasando alguns pagamentos;
• acumular dívidas entre pessoa física e jurídica.

Para evitá-los, a melhor alternativa é usar uma ferramenta de controle financeiro para cada parte da sua vida e planejar como será o repasse dos ganhos do seu negócio para a conta pessoal.

Apesar de desafiadora e, de certa forma, burocrática, a administração das finanças é uma necessidade em qualquer ambiente doméstico e empresarial. Usar os recursos certos pode facilitar esse controle e evitar imprevistos.

E agora, está pronto para cuidar melhor do seu dinheiro? Esperamos que sim!

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