como fazer um bom onboarding

Como fazer um bom onboarding em 7 etapas e melhorar a experiência de novos funcionários

Podemos concordar que é impossível esquecer os primeiros dias em um trabalho novo, certo? O aprendizado de novas tarefas, a integração com os colegas, o frio na barriga por não saber se está se saindo bem… É uma etapa desafiadora, mas, se a empresa souber como fazer um bom onboarding, também pode ser prazerosa.

Para quem não está familiarizado com o termo, onboarding vem do inglês “embarcar”. No jargão empresarial é usado para se referir a todos procedimentos e ações de educação corporativa realizados para receber, ambientar e treinar profissionais recém-chegados.

Se você está em busca de dicas para facilitar o processo de adaptação de funcionários novatos aos processos da sua empresa, está no lugar certo. Reunimos neste post tudo que é preciso saber sobre como fazer um bom onboarding.

Como fazer um bom onboarding em 7 etapas

As estatísticas sobre onboarding não deixam dúvidas sobre sua importância. De acordo com a companhia de softwares Urbanbound, empresas com processo de integração experimentam uma produtividade de novos contratados 54% maior, além de uma retenção 50% maior.

Se, ao invés de estatísticas, você prefere conhecer um exemplo concreto dos benefícios do onboarding, confira abaixo o vídeo do canal RH para Você. Nele, o Diretor de Gente e Cultura da GOL, Jean Nogueira, fala sobre os processos e os resultados do processo de imersão da empresa.

E então? Convencido das vantagens de implementar um bom onboarding? Saiba agora como fazer isso de forma simples e agradável com 7 técnicas infalíveis.

1. Comece o onboarding antes mesmo da contratação

O onboarding não deve começar apenas no primeiro dia de novos contratados. O ideal é que seja iniciado antes mesmo da entrevista e do processo seletivo, com os candidatos já conhecendo o estilo da empresa para saber se vão se adequar.

Para isso, o recomendado é falar o máximo possível sobre a história, os objetivos e a cultura organizacional da empresa antes mesmo da contratação. Essas informações podem ser disponibilizadas tanto em um anúncio mais detalhado do cargo como na seção “Trabalhe Conosco” do seu site.

Dessa forma, você conseguirá atrair potenciais funcionários mais interessados e até mesmo mais engajados, o que sempre gera reflexos positivos na produtividade. Por sua vez, na posse de mais informações, os candidatos chegam menos nervosos e mais preparados para mostrar seu verdadeiro potencial na entrevista.

2. Esclareça bem os deveres e os direitos do funcionário 

Outra etapa que deve ser cumprida antes da assinatura do contrato é deixar bem claro tanto as atribuições do cargo como os benefícios aos quais o funcionário terá direito. Nesse sentido, mais que uma conversa, vale a pena mandar um e-mail para o novato para que nenhuma informação seja perdida.

Detalhe bem as funções e os horários que devem ser cumpridos e a quem o funcionário deve se reportar. Inclua também todos os dados relativos a salário, data de pagamento e benefícios como plano de saúde ou adicionais por insalubridade, por exemplo.

Esse e-mail também é um bom momento para esclarecer as normas de conduta da sua empresa. Explique tudo o que é e o que não é permitido em todos os níveis, desde o dress code a até mesmo relacionamentos dentro do ambiente de trabalho.

Aliás, se você estiver em busca de cursos para ajudar nessa etapa do onboarding, vale a pena conhecer a Nith Treinamentos. Esse cliente da EAD Plataforma é especializado em conteúdos para profissionais das áreas de Gestão, Departamento Pessoal e Recursos Humanos.

3. Amenize a burocracia

Cumpridas as duas primeiras etapas, pode ter a certeza que seu novo colaborador vai chegar muito mais tranquilo para o primeiro dia. No entanto, você também pode usar os dias anteriores para já adiantar alguns trâmites burocráticos e facilitar o embarque na nova empresa.

Pense bem; no primeiro dia, já é preciso apresentar o novato a colegas, chefes e ao posto de trabalho, sem falar nas configurações de computador e e-mail. Não há necessidade de encher ainda mais esse dia com a obrigação de ficar assinando a papelada da contração.

Envie também por e-mail o máximo de informações e documentos legais que puder. Toda burocracia que puder ser adiantada antes do esperado primeiro dia ajudará a torná-lo menos estressante.

4. Capriche para tornar o primeiro dia especial

Todo gestor já esteve na pele do funcionário novato e sabe o quanto o primeiro dia pode ser estressante. Que tal, então, exercer toda sua empatia para fazer os recém-chegados se sentirem realmente acolhidos e valorizados?

Crie um evento de boas-vindas para receber o novo funcionário, ofereça brindes e convide representantes de outros departamentos. Acione o setor de RH para pensar em dinâmicas de grupo para treinamento motivacional e outras atividades que ajudem a quebrar o gelo.

Quer aprender como fazer uma dinâmica de grupo diferente? Aprenda abaixo no vídeo do canal Sylvia Barbosa:

Depois de fazer as devidas apresentações, vale a pena levar o novo colaborador para fazer um tour pelas instalações da empresa para apresentá-lo aos demais colegas e deixá-lo mais familiarizado com a rotina de trabalho.

5. Designe um funcionário mais experiente para ajudar

Ainda no primeiro dia de trabalho, lembre-se de apresentar o novato para as pessoas certas, como o superior imediato e os colegas com quem terá mais contato. Vale a pena também designar um funcionário específico para auxiliá-lo em todo o processo de adaptação.

Tenha o cuidado de escolher um profissional com algum tempo de casa para ajudar com dúvidas mais gerais e dicas práticas. Pode parecer bobagem, mas faz toda a diferença saber onde fica a impressora ou onde pegar um cafezinho, não é mesmo?

Caso não consiga resolver os questionamentos sozinho, o funcionário mais experiente deve ser orientado a encaminhar o novo colega para o setor de RH.

6. Peça feedbacks durante o processo 

Depois de alguns dias de aclimatação, o novo funcionário certamente ainda não conhece toda a cultura e todos os processos da empresa, mas já formou opinião em relação a vários aspectos. Portanto, não hesite em pedir feedbacks durante o processo de onboarding. 

Deixe-os à vontade para falar sobre tudo, inclusive sobre experiências negativas. Dessa forma, eles se sentirão mais valorizados por serem ouvidos e você conseguirá aperfeiçoar o processo de integração à empresa e outras possíveis falhas.

7. Use EAD no onboarding 

Por fim, nossa última recomendação é que você tenha a tecnologia como grande aliada para facilitar a integração na empresa. Atualmente já é possível customizar plataformas de treinamento corporativo online para oferecer o chamado onboarding digital.

Essa metodologia é especialmente eficaz em tempos de pandemia e home office, quando nem sempre é possível recepcionar novos funcionários no ambiente físico da empresa. Mas nada impede também que você a use em comunhão com o onboarding presencial para acelerar o processo.

Para entender mais sobre o onboarding remoto, recomendamos o webinar de Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, ferramenta de gestão que ajuda a organizar o fluxo de trabalho das equipes:

As mídias e ferramentas utilizadas na EAD podem ser muito eficazes para que o novo funcionário já se sinta totalmente integrado ao novo trabalho. Com os devidos treinamentos e orientações online ele já se sentirá parte da equipe mesmo sem ter saído de casa.

Facilitar o onboarding é apenas uma das facetas do EAD para empresas. Quer conhecer as demais? Então fique sempre ligado nos conteúdos do nosso blog e acesse o site da EAD Plataforma para saber como criar cursos e treinamentos online.

Fabio Godoy