Método Kanban: como funciona na prática + 7 motivos para utilizar

O método Kanban é um modelo de organização e visualização do fluxo de trabalho, no qual as tarefas são dispostas em cartões e distribuídas em colunas, para facilitar a compreensão do que precisa ser feito e a ordem de prioridade ideal, agregando agilidade e clareza aos seus projetos. 

A inspiração dessa metodologia veio das linhas de produção em fábricas de automóveis no Japão, na década de 1950, que, depois, deu origem ao Kanban aplicado no desenvolvimento de softwares e por fim foi popularizado em diferentes modelos de negócio digital, físico ou híbrido.

De fato, uma grande vantagem desse sistema é a sua versatilidade. Empreendimentos de todos os tamanhos podem se beneficiar do pensamento ágil que ele traz, da mesma forma que atende de prestadores de serviço a vendedores de bens de consumo, criadores de conteúdo e infoprodutos.

Descubra como utilizar o Kanban na prática com este guia completo, no qual encontra a definição do conceito, seus elementos principais, tipos, exemplos e como aplicar a metodologia na venda do seu curso on-line ou infoproduto. 

Aproveite a leitura!

O que é Kanban?

O Kanban é um método para visualizar o fluxo de trabalho com uma abordagem mais organizada e prioritária, dividindo as tarefas entre o que precisa ser feito, quais devem ser realizadas com prioridade, qual atividade já está sendo desenvolvida e as que já foram concluídas.

Essas categorias são agrupadas em colunas, com as tarefas descritas em cartões. Assim, à medida que elas avançam no processo produtivo, também se movimentam entre as colunas. 

Com esse framework, é possível ter um alinhamento claro e objetivo, onde cada colaborador sabe o que fazer a seguir. 

A visão macro garantida pelo método Kanban dá uma dimensão do que precisa ser concluído, qual o ritmo ideal de produção, quais processos são primordiais e qual o volume de trabalho adequado ao tamanho da sua operação, alcançando o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

Origem da metodologia Kanban

A metodologia Kanban se refere ao documento criado pelo estudioso David Anderson em 2004, que utilizou os princípios do Manifesto Ágil para formar a base do sistema de organização característico desse sistema, com as colunas: o que fazer, o que está sendo feito e o que foi feito.

No entanto, sua inspiração vem de muito antes, quando o engenheiro japonês Taiichi Ohno criou um processo de gerenciamento de estoque com cartões, para otimizar a produção de peças de reposição em fábricas da montadora Toyota.

Os cartões indicavam a conclusão de etapas cruciais da linha de produção, para comunicar aos funcionários quais tarefas foram entregues e qual a próxima demanda a ser atendida. 

O intuito era produzir apenas o suficiente para cobrir as peças vendidas, evitando estoque sobressalente e aumentando o aproveitamento dos insumos disponíveis. 

Vale lembrar que, escrita com k minúsculo, a palavra kanban significa cartão ou quadro visual, daí o nome da metodologia. 

3 elementos-chave do Kanban

Para entender melhor o que é o Kanban, basta observar os elementos-chave desse método, que são:

• cartões;
• colunas;
• quadro.

Cartões

O cartão é o local onde se encontra o nome e a descrição da tarefa, onde o colaborador pode visualizar o que deve ser executado e como isso se encaixa no panorama do processo produtivo.

Em muitos casos, os cartões podem utilizar um código de cores personalizado pelo nível de prioridade, setor ou profissional responsável pela realização de um determinado serviço, para que seja fácil enxergar a distribuição das tarefas disponíveis.

Colunas

As colunas do Kanban informam em qual estágio do processo as tarefas se encontram, ou seja, qual o nível de conclusão ou status de cada serviço a ser executado no dia de trabalho do seu empreendimento.

O modelo mais básico consiste em três colunas: a fazer, em andamento e concluídos. Porém, é possível customizar essas classificações para que faça mais sentido para a sua atuação. Por exemplo, criadores de conteúdo podem usar uma divisão entre:

• ideias;
• sugestões aprovadas;
• produção de briefing;
• criação do produto;
• publicação ou venda.

Quadro

O quadro é o local onde esses cartões e colunas são aplicados, podendo ser tanto um objeto físico, como um cartaz ou quadro em branco quanto uma planilha ou dashboard digital. Da mesma forma, os cartões podem ser representados por post-its ou células no Excel.

O mais importante é garantir que o quadro possa ser visualizado por todos envolvidos na execução das tarefas, seja em um cartaz instalado no ambiente de trabalho ou em um painel virtual disponibilizado aos colaboradores.

Pilares do método Kanban

Antes de explicar como funciona o Kanban, é importante que você conheça os pilares dessa metodologia. Isso porque eles servem como direcionamento essencial para integrá-la no seu fluxo de trabalho da forma mais eficaz possível. São eles:

1. organização de processos atuais;
2. evolução planejada;
3. respeito aos processos e responsabilidades;
4. estímulo às lideranças.

Organização dos processos atuais

O primeiro pilar concentra-se no que você faz atualmente, para adaptar o fluxo de trabalho atual ao sistema, sem a necessidade de criar algo do zero. Como mencionado, o Kanban é muito versátil e pode trazer uma série de benefícios para diversos tipos de projeto.

Com uma abordagem mais básica, como o modelo de três colunas, você pode fazer uma distribuição simples das tarefas executáveis e, à medida que encontra falhas e obstáculos, define os pontos que exigem ajustes mais assertivos.

Esse cuidado ajuda a desenvolver um hábito, para que sua equipe fique mais à vontade para adotar a metodologia Kanban. Depois desse alinhamento é que você irá considerar soluções para os conflitos encontrados e quais áreas podem ser personalizadas para sua realidade.

Evolução planejada para menor resistência

Mudar pode ser preciso, mas nem sempre é um processo fácil, principalmente quando o fluxo de trabalho não pode ser interrompido. Por isso, é essencial planejar as etapas da aplicação do método e a sua evolução na estrutura do seu empreendimento, criando a menor resistência possível a essas alterações.

É essencial fazer com que sua equipe não sinta um impacto excessivo pela adoção da metodologia, pois isso pode prejudicar sua implementação, causar frustração entre os colaboradores e até diminuir a efetividade alcançada quando o método estiver em pleno funcionamento.

Respeito aos processos e responsabilidades atuais

Continuando o que foi abordado no pilar anterior, é essencial respeitar o que é feito hoje e quais as responsabilidades de cada membro da sua equipe, para que a aplicação e o desenvolvimento do Kanban aconteçam em focos distribuídos ao longo da sua estrutura.

Assim, você tem a chance de se apoiar em mudanças pontuais e de menor abrangência para que os funcionários e gestores enxerguem as vantagens e possibilidades da metodologia.

Estímulo ao comportamento de liderança

Por fim, você tem o papel de incentivar atitudes de liderança em todos os níveis da hierarquia, para que os participantes se sintam motivados a pensar e propor melhorias que podem extrair melhores resultados com base no método Kanban.

Vale lembrar que comportamento de líder não se limita a cargos de gerência, assim, incentivar atitudes de destaque estimula o seu pessoal a ser mais proativo e dedicado à aplicação prática do sistema, aumentando suas chances de sucesso.

Quais são os tipos de Kanban?

A ferramenta Kanban é versátil e personalizável, o que bastou para que surgissem modelos mais comuns do sistema. Com base neles, temos os três tipos de Kanban:

• Kanban de produção
• Kanban de movimentação
• Kanban on-line

Kanban de produção

O Kanban de produção é adaptado para o fluxo de trabalho em empresas, mantendo um backlog com as tarefas disponíveis para execução, atividades em andamento e tudo que foi concluído até o momento ou num período determinado, seja no dia, semana ou mês corrente.

É um formato simples, pautado na movimentação básica dos cartões entre uma coluna e outra. A vantagem desse modelo é evitar que tarefas fiquem paradas, acumulando demanda, o que pode travar o fluxo produtivo.

Também auxilia sua equipe a enxergar o que foi produzido e como essa performance se compara às metas estabelecidas pela organização.

Kanban de movimentação

Nesse modelo, em vez de colunas com as etapas de conclusão para cada tarefa, há uma representação completa da linha de produção, movimentando os cartões à medida que um produto avança entre os setores internos até seu armazenamento em estoque ou venda ao consumidor.

Por exemplo, uma loja on-line pode dividir sua cadeia produtiva do momento em que identifica a demanda por determinado item, passando pela negociação e compra dos mesmos, até seu recebimento no estoque, armazenagem, divulgação e, por fim, venda e distribuição logística.

Kanban on-line

Essa é basicamente a versão digital do Kanban físico, onde o quadro de avisos, com post-its e divisões, é substituído por um painel digital. Também é chamado de e-Kanban. Qualquer software de planilhas, como o Excel ou o Google Drive, pode ser utilizado para esse fim.

Além deles, também temos ferramentas de Kanban como o Trello, Asana e ClickUp. Falaremos mais sobre eles adiante, não se preocupe.

Como funciona o método Kanban na prática?

Ao entender o que é Kanban e quais são os elementos mais importantes desta metodologia, podemos passar esse cartão para a etapa seguinte, mostrando como funciona o método Kanban na prática. De modo geral, as etapas para implementação são as seguintes:

1. escolha de sistema visual
2. definição de colunas 
3. configuração dos cartões
4. limite de demanda viável

Escolha de sistema visual

O primeiro passo é escolher o sistema de visualização utilizado no seu Kanban, ou seja, onde ficará o quadro e se ele será físico ou digital. Ambas abordagens têm suas vantagens e aplicações ideais a serem consideradas.

Por exemplo, um quadro físico pode enriquecer o ambiente de trabalho e facilitar o envolvimento dos membros da equipe na movimentação e visualização do sistema. 

Por outro lado, sistemas digitais são mais fáceis de implementar, algumas ferramentas oferecem templates prontos e podem ser acessados de qualquer lugar, muito úteis para atuação remota ou híbrida.

Você também pode utilizar os dois tipos ao mesmo tempo, basta se certificar que os dados apresentados estão atualizados, para não criar confusão.

Definição de colunas 

A organização das colunas que formam o quadro kanban podem ser definidas de acordo com a necessidade e atividade exercida pelo seu empreendimento, o que vai muito além das diferenças entre venda de produtos e prestação de serviços. 

O tipo de produto comercializado também influencia bastante, principalmente criadores de conteúdo digital, infoprodutos e de cursos on-line, que precisam considerar o material educativo, campanhas de divulgação e material de apoio aos alunos, entre outros.

Configuração dos cartões

Assim como as colunas, os cartões também podem ser modificados de acordo com o que fizer mais sentido para sua empresa. Para organizações mais robustas, com várias equipes diferentes, podem ser criados tipos de cartões específicos para cada fluxo de trabalho.

Por outro lado, times mais enxutos podem contar com um modelo mais básico e intuitivo, alinhado às demandas e membros da equipe que executam as tarefas. Alguns exemplos de informações que podem estar no cartão do Kanban são:

• nome do responsável;
• setor responsável;
• nível de prioridade da tarefa;
• código de cores;
• título e descrição da tarefa;
• objetivo;
• critérios de conclusão.

Limite de demanda viável

Antes de distribuir as tarefas entre as colunas e começar a colocar a mão na massa, é interessante avaliar a demanda que sua equipe é capaz de produzir no dia a dia, estabelecendo um volume de trabalho realista para cada etapa do processo.

Por exemplo, se a jornada diária é de oito horas e cada tarefa leva duas horas para ser concluída, o melhor cenário é ter quatro demandas entregues por dia. Logo, não adianta colocar uma meta de seis entregas diárias, pois ela está além do seu alcance.

Em condições especiais, pode ser que o volume atendido fique acima do ideal, mas é exceção à regra. 

Mesmo assim, você pode definir uma coluna inicial com a lista de tarefas disponíveis, sem limitar a sua quantidade máxima. Isso serve para enxergar o panorama dos próximos dias e entender o que deve ser priorizado no cotidiano.

7 motivos para adotar o método Kanban

Nesse momento, você já aprendeu o básico sobre o sistema e como ele funciona na prática. Agora, vamos listar os principais motivos e benefícios que pode conquistar ao implementar o método Kanban no seu fluxo de trabalho. Confira

1. visualização clara da demanda;
2. ganho de produtividade;
3. aplicação prática e efetiva da metodologia;
4. informações centralizadas;
5. melhora da comunicação interna;
6. priorização de tarefas essenciais;
7. redução de custos.

Visualização clara das tarefas

Um dos pontos fortes que fazem o método kanban valer a pena é a facilidade para enxergar as tarefas com clareza, tanto para os colaboradores responsáveis quanto gestores do projeto. 

Com ele, é possível ver o panorama da organização e todos ficam na mesma página apenas olhando para o quadro. Fica mais claro entender o momento do empreendimento e como cada um pode contribuir com sua otimização.

Ganho de produtividade

Desde sua origem, a metodologia Kanban tem o objetivo de reduzir o tempo perdido com ações recorrentes e que resultam em tempo perdido no fluxo produtivo. Para solucionar esse problema, o quadro dá todas as indicações necessárias sobre o que precisa ser feito a todo momento.

Dessa forma, sua aplicação pode fornecer um excelente ganho de produtividade ao melhorar a gestão de pessoas e do tempo de cada um, agilizando etapas que indicam tarefas disponíveis e como elas devem ser executadas.

Aplicação prática e efetiva

Esse método é facilmente adaptado à realidade do seu empreendimento, por isso, sua adoção é extremamente simplificada e objetiva. Você só precisa alinhar os conceitos básicos do método com o que já é feito pela sua empresa, agilizando o alcance dos resultados esperados.

Informações centralizadas 

As informações dos cartões devem conter tudo que é necessário para realizar as tarefas de uma equipe, centralizando os dados e requisitos a serem considerados na execução do trabalho. 

Isso ajuda a diminuir a ocorrência de dúvidas e falhas provocadas pela ausência de um bom briefing, ideal para que não seja necessário solicitar informações complementares para iniciar e concluir um cartão de serviço.

Melhora da comunicação interna

Como o método kanban é gerenciado, executado e visualizado por todos ao mesmo tempo, ele ajuda a alinhar os membros da equipe em relação às tarefas mais importantes do seu dia a dia. Com isso, temos a chance de incentivar a colaboratividade e melhorar a comunicação interna.

Priorização de tarefas essenciais

Quando executado corretamente, basta olhar para o quadro para entender quais são as tarefas prioritárias e o que é necessário para concluí-las, permitindo um ganho de autogestão capaz de agilizar a atuação dos membros da sua equipe.

Redução de custos

Quando você consegue mais agilidade e sucesso na conclusão de demandas diárias, o aproveitamento de tempo é otimizado. Como consequência disso, é possível extrair resultados mais satisfatórios e diminuir os custos de produção do seu empreendimento.

Leia também: Conheça os 5 principais tipos de gestão de pessoas nesse guia completo

Como aplicar Kanban na gestão do seu empreendimento?

Se você se interessou pelo método Kanban e quer implementá-lo na sua operação o passo a passo é o seguinte:

• mapeamento de demandas
• lista de prioridades
• capacitação da equipe

Mapeamento de demandas

Nessa etapa, faça um levantamento completo das demandas a serem executadas, para que fique mais fácil produzir os cartões e distribuir as tarefas no quadro.

Lista de prioridades

A seguir, não se esqueça de apontar quais tarefas são as mais essenciais e quais demandas só podem ser iniciadas depois que outros serviços sejam concluídos. Assim você poderá criar um sistema de priorização que facilite a rotina da sua equipe.

Capacitação da equipe

A adoção do método Kanban pode alcançar sucesso com maior eficiência quando a equipe está preparada para extrair tudo que esse sistema pode oferecer. Por isso, não deixe de capacitar os colaboradores para uso do projeto ou até mesmo para que possam contribuir para sua elaboração.

Melhores ferramentas de Kanban

O Kanban on-line é uma ótima maneira de implementar a metodologia no seu fluxo de trabalho, seja uma operação conduzida por várias pessoas ou mesmo para você que trabalha por conta própria, pois oferece um atalho prático para etapas preparatórias, como o planejamento estratégico.

Para investir nesse tipo de sistema, as melhores ferramentas on-line são: Trello, ClickUp e Asana.

Trello

Um dos exemplos de Kanban mais populares e difundidos é o Trello, um aplicativo com interface intuitiva e fácil de usar, que permite a criação de quadros personalizados, regras automatizadas e gestão colaborativa dos quadros, sem mencionar os diversos templates prontos para você se inspirar.

Vídeo Tutorial completo de Trello 2023 – Gestão de tarefas pessoais e da equipe:

ClickUp

O ClickUp é uma ferramenta que está em alta e investe forte na divulgação no YouTube, voltada principalmente para aumentar a produtividade e organização de empreendimentos. Ela combina elementos de plataformas como o Trello e o Asana, além de planilhas do Excel e Google

Vídeo Como usar o Clickup – Tutorial de Clickup completo em português:

Asana

Com o Asana temos a combinação do método kanban com um sistema de gestão para empresas, que permite criar quadros em fluxos de trabalho separados para múltiplas equipes, além de acompanhar o progresso obtido, os objetivos e o cronograma de cada entrega.

Vídeo Como usar o ASANA para facilitar a sua rotina:

Método kanban para produtores de conteúdo e cursos on-line

O método Kanban também pode ser um grande aliado de produtores de conteúdo e criadores de cursos on-line, pois contribui bastante para a gestão das tarefas necessárias para o planejamento, desenvolvimento, publicação e divulgação do seu material.

Oferecer conteúdo novo com frequência é essencial para manter uma base de alunos ou seguidores interessados no que tem a oferecer. Pode ser que tenha ideias para enriquecer conteúdos publicados ou criar projetos futuros.

Para organizar as possibilidades e entender quais opções merecem atenção prioritária no dia a dia, a metodologia Kanban é uma excelente alternativa, auxiliando a desenvolver produtos maiores ou a organizar e a atender as demandas de rotina.

Crie e publique seus cursos na EAD Plataforma

Agora que você está por dentro do que é o kanban e quais as vantagens de utilizar essa ferramenta para gerenciar suas tarefas e projetos, temos mais uma sugestão que pode gerar ótimos resultados para você divulgar conteúdos educativos na internet.

A EAD Plataforma oferece um sistema completo para hospedagem de cursos on-line, com player próprio, tecnologia de proteção de direitos autorais, controle de acesso somente para alunos. 

Ela também garante integrações com diversos aplicativos, incluindo para reproduzir vídeos, criar campanhas de marketing e até emitir nota fiscal para seus clientes, direto do seu painel na EAD.

Faça seu cadastro e teste a plataforma gratuitamente, com diversos recursos disponíveis.