Como montar um workshop online? Entenda o que fazer antes, durante e depois!

Saber como montar um workshop online é acompanhar as tendências do mercado! Quer ver?

Bom, se você estava acostumado a participar de eventos físicos, como conferências, palestras e feiras de negócios, as mudanças causadas pela pandemia devem ter sido um verdadeiro choque.

Pois é, mas não dá para negar que esse é o novo normal (e tudo indica que ele veio para ficar). 

Uma pesquisa do LinkedIn, feita com 200 organizadores de eventos B2B no Brasil, mostrou que os encontros de negócios realizados de forma online aumentarão consideravelmente – mesmo com o fim da pandemia. Confira alguns resultados:

• 85% dos entrevistados realizaram eventos digitais (como webinars e palestras) em 2020;
• 83% disseram que, nos próximos 12 meses, continuarão a organizar os encontros dessa forma.

O legal do workshop é que ele pode ser feito tanto por grandes empresas (sobre assuntos corporativos) como por empreendedores individuais (dá para ensinar a fazer quase tudo!).

Diante deste cenário, é preciso se preparar. Se você tem um negócio e gostaria de surfar nessa onda tecnológica, continue a leitura! 

Hoje faremos um checklist das principais etapas necessárias para entender como montar um workshop online – antes, durante e depois do evento.

Pronto? Então, vamos lá!

Pré, durante e pós: entenda como montar um workshop online 

Pré

Defina a plataforma online

O planejamento do seu workshop começa com a definição do ambiente digital. É como se você estivesse alugando um pavilhão de eventos – e pensando em toda a organização do espaço: número de pessoas esperadas, palestrantes, programação e muito mais.

Certo, quando falamos do mundo digital, o ideal é procurar uma plataforma bem abrangente – porque isso vai facilitar boa parte do seu trabalho. Geralmente, as estruturas eletrônicas oferecem:

• salas privativas, com controle de acesso de participantes;
• ótima qualidade de transmissão online;
• recurso de chat ao vivo;
• possibilidade de adicionar vários palestrantes;
• fórum para discussão (sobre o tema do workshop e outros assuntos diversos).

Beleza, uma vez que você tenha definido a sua plataforma digital, é hora de decidir os próximos passos. Acompanhe!

Planeje o formato e o conteúdo do workshop

Como todo evento, o workshop online não dispensa um bom planejamento. Aqui, é importante dividir em duas categorias: o formato geral do encontro e o conteúdo em si.

E tudo bem se você atuar apenas como organizador (e não como um palestrante). Já que o negócio é seu, é bom ter uma visão do todo!

Ok, comece definindo se o workshop será no modelo “aula” ou em “videoconferência”. Sabe quais são as diferenças?

Na aula, apenas o palestrante tem o microfone aberto – então ele basicamente segue um script e não conta com a participação direta do público. Mas, ainda assim, os participantes podem interagir no chat (com perguntas e outros feedbacks), que fica sempre à disposição na lateral do vídeo.

Quer ver mais detalhes sobre a aula? Confira este vídeo!

Já o estilo de videoconferência é mais colaborativo, pois todos os participantes têm voz – e podem conversar em tempo real, como se estivessem cara a cara. Veja aqui:

Bom, seguindo com o planejamento, outras questões que você precisa considerar são estas:

• como será feita a captação dos interessados em participar do workshop? Será necessário preencher os dados em uma página de captura no seu site?
• como organizar um workshop online na questão do pagamento? O conteúdo será pago ou gratuito?
• como será a ordem dos módulos do workshop? Haverá intervalos?
• terá espaço para tirar dúvidas?

Tenha bons equipamentos

Mais uma etapa indispensável na hora de entender como criar um workshop online é cuidar dos equipamentos (e não nos esqueçamos do cenário!).

Independentemente do formato e do conteúdo, alguns itens são comuns – e devem ser adquiridos antes de o evento começar:

• uma boa conexão de internet e um bom computador para todos os palestrantes;
• uma câmera (de preferência, que filme em HD) e um tripé;
• um microfone de lapela.

Na ambientação, é essencial que o local não tenha ecos e seja bem iluminado.

Leia também: Como fazer um cenário para vídeos: 5 dicas incríveis

Divulgue o evento

Depois de se planejar do início ao fim, você já estará pronto para começar a divulgar o workshop. E nada melhor do que fazer isso pela própria internet!

Hoje, é muito mais em conta anunciar nas redes sociais e no Google – e você consegue acompanhar o andamento das campanhas com muito mais controle.

Um dos exemplos de investimentos é o Facebook – via posts patrocinados. Quer entender certinho como usar essa ferramenta? Confira neste vídeo:

Ah, alguns artigos já publicados aqui também podem te ajudar:

• 6 dicas quentes de marketing digital para empreendedores
• Como divulgar um curso online e fazer de suas aulas um sucesso?
• Como criar uma isca digital e vender mais?

Durante

Siga o roteiro, mas seja natural

Agora, chegamos a um novo estágio de como montar um workshop online, que é quando ele já está acontecendo. A boa notícia é que, se a etapa “pré” foi feita com bastante capricho, aqui será muito mais fácil colocar as ideias em prática.

É bom sempre seguir o roteiro – mas também ter a flexibilidade necessária para arrumar alguma coisa de improviso. Se você participar como palestrante, é recomendado não decorar a fala simplesmente, para não ficar muito mecânico.

Esse vídeo do TED pode te dar insights para “destravar” na hora:

Interaja bastante com os participantes

Como vimos anteriormente, as plataformas online disponibilizam recursos de participação ao vivo, como o chat. Então, é legal reservar espaço para interagir com a plateia – o que torna o conteúdo mais leve e democrático. 

As ferramentas de interação também são ótimas para pedir a opinião dos participantes. É o famoso feedback – que, além de ajudar o palestrante a se situar na apresentação, também pode contribuir na elaboração dos próximos workshops.

Gere um certificado de conclusão do workshop

Além de representar uma conquista para o participante, o certificado divulga o workshop para outras pessoas — já que muita gente publica esses diplomas em redes sociais, como o LinkedIn.

Quer aprender a gerar o documento? Olha só:

Pós

Mantenha o relacionamento com os participantes

Pensa que o workshop acaba quando termina? Então é bom mudar de ideia! Agora que você já abriu um canal com as pessoas que participaram do encontro, é hora de nutri-las.

Esse é um ponto fundamental de como organizar um workshop online – afinal, o público pode continuar comprando futuros eventos.

Já que você coletou, de uma forma ou de outra, o e-mail e o nome dos participantes, pode criar estratégias de emails marketing e enviar:

• novidades sobre o seu negócio;
• cupons de desconto (e convites) para novos eventos;
• matérias atualizadas no seu blog (se você ainda não tem um, está mais que na hora de criar!).

Além disso, você pode aproveitar o fórum da plataforma para abrir tópicos de discussão. Entenda mais neste vídeo:

Para finalizar, lembre-se: a parte mais difícil da conquista de clientes já foi feita. Agora, relacionamento é tudo!

Como criar um workshop online? 

Esperamos que essa matéria tenha te ajudado a entender como montar um workshop online. 

Com planejamento consistente + boa condução das palestras + atenção total ao cliente, você terá tudo para fazer um excelente evento.

Por falar nisso, já conhece as funcionalidades de gestão e transmissão ao vivo da EAD Plataforma? Nossa estrutura completa oferece tudo o que listamos aqui (e ainda mais!).

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Boa sorte e bom workshop!