Como melhorar a comunicação interna na empresa? Passo a passo com 6 dicas

Vamos começar este artigo com um jogo? Pense nos 5 setores mais estratégicos para uma empresa. Certamente a comunicação estava na sua lista, não é mesmo? Diante da consciência da importância do tema, entender como melhorar a comunicação interna na empresa pode abrir portas para uma gestão mais efetiva e transparente.

A boa notícia é que grande parte das empresas já tem os olhos abertos para esta relevância. A pesquisa Tendências em Comunicação 2020 mostra que 42,2% das empresas orienta sua CI por um planejamento estratégico, e 50,6% alinha as ações à estratégia da organização. 

Se você, assim como os respondentes da pesquisa, busca orientar sua comunicação por um planejamento estratégico e entender como melhorar a comunicação interna na empresa, continue esta leitura.

Falaremos sobre 6 passos práticos para otimizar os processos de comunicação interna e democratizar a informação nas organizações: 

1. Valorize a transparência
2. Crie uma linguagem democrática
3. Esteja onde o colaborador está
4. Comunique em diversos canais
5. Cultive uma rotina de diálogo aberto
6. Use ferramentas de apoio

Quais os prejuízos de uma comunicação interna ruim? 

Antes de falarmos sobre como melhorar a comunicação interna na empresa, é importante termos em mente o que uma organização pode perder se não investir em processos efetivos de interação com seus colaboradores.

A verdade é que, como dissemos logo no início deste artigo, a CI é um setor estratégico da empresa. Por isso, é fundamental que ele seja constantemente revisado e melhorado de acordo com as demandas dos colaboradores e com os princípios da organização. 

A seguir, você confere alguns dos (muitos) prejuízos causados por uma comunicação interna falha. Após finalizar a leitura da lista, temos a certeza de que você desejará ainda mais saber como melhorar a comunicação interna na empresa! 

Consequências de uma comunicação interna ruim

• Dificuldade de engajar e motivar colaboradores;
• maiores taxas de turnover;
• baixa retenção de colaboradores;
• falta de alinhamento sobre as estratégias da empresa;
• pouco conhecimento sobre os programas internos, benefícios e oportunidades de treinamentos empresariais; 
• baixa adesão a programas internos;
• aumento dos custos para o setor de recursos humanos;
• perda de posições no mercado; 
• menor índice de assertividade nas tomadas de decisão;
• dificuldade de bater metas e alcançar bons níveis de saúde e segurança na empresa. 

Como melhorar a comunicação interna na empresa? 

Agora que você já sabe o quão prejudicial pode ser um trabalho de comunicação interna inconsistente, é hora de olhar o outro lado da moeda. Portanto, a seguir, você confere 6 dicas para entender, de forma prática, como melhorar a comunicação interna na empresa.

1. Valorize a transparência

Sabemos que uma organização trabalha com diferentes níveis de informação — incluindo os confidenciais ou estratégicos. Entretanto, é preciso saber trabalhar o conhecimento para não criar um ambiente de dúvidas e incertezas entre os colaboradores. 

A transparência é uma das mais poderosas ferramentas para entender como melhorar a comunicação interna na empresa. Por isso, ela deve fazer parte de todos os níveis de compartilhamento de informações: do face a face às campanhas nos canais internos de comunicação. 

Veja um exemplo de como uma fintech de pagamentos colocou em prática a transparência na comunicação interna utilizando o recurso da TV Corporativa:

2. Crie uma linguagem que valorize e abrace a diversidade

Além da honestidade e da transparência, uma boa comunicação interna precisa ser pautada em uma linguagem democrática e acessível. Afinal, estamos falando sobre um poderoso instrumento de educação e inclusão social. 

Certo, mas o que isso quer dizer na prática? Criar uma linguagem democrática significa:

• ser capaz de comunicar efetivamente para todos os níveis hierárquicos da organização;
• atingir colaboradores que ocupam diferentes funções, em diferentes turnos;
• ser inclusiva e acessível para PCDs.

Já que estamos falando sobre o poderoso tema de inclusão e diversidade nas empresas, ouça o podcast abaixo para enriquecer sua reflexão sobre o assunto: 

3. Esteja onde o colaborador está

Entender como melhorar a comunicação interna na empresa vai além de aumentar a divulgação de ações. Por isso, é preciso exercitar o olhar para entender os hábitos do colaborador e direcionar esforços para adaptar a empresa a seu público-alvo. 

Um bom exemplo disso está na transformação da educação corporativa, que também é uma ferramenta de comunicação interna.

Com a evolução digital, a EAD para empresas vem se tornando uma opção cada vez mais viável. Isso ocorre porque a metodologia EAD possibilita uma educação autônoma e flexível, que se encaixa bem na rotina dinâmica das organizações. 

Outro bom exemplo é a ascensão das redes sociais corporativas como ferramentas de comunicação interna. 

O estudo Tendências da Comunicação Interna, mencionado no começo deste artigo, aponta que 38,7% das grandes empresas planeja aderir à ferramenta nos próximos anos. Isso também acontece com os aplicativos para smartphone: 36% das organizações quer inserir a ferramenta na rotina de comunicação. 

4. Comunique em diversos canais

E por falar em canais…ser multicanal já é uma tendência consolidada. Empresas já estão se organizando para oferecer suporte ao cliente em diversas plataformas, usuários já estão habituados a se comunicar na internet de diversas maneiras.

Por isso, criar oportunidades de diálogo em diversos canais torna-se um importante passo para entender como melhorar a comunicação interna nas empresas. 

Lembra da pesquisa que usamos de referência neste artigo? Ela mostra os índices de efetividade de cada um dos canais de comunicação utilizados pelas empresas. 

Lembre-se de que os índices não apontam para a priorização de um canal sobre outro, mas sim para a importância da complementaridade. 

5. Cultive uma rotina de diálogo aberto

O princípio-chave da comunicação é a troca. Por isso, de nada adianta investir em melhorar a comunicação interna na empresa se não houver a cultura do diálogo para estimular a melhoria contínua. 

Dessa forma, o segredo para cultivar uma rotina de diálogo aberto é transformar os canais de comunicação da empresa em verdadeiras ferramentas de interação: permita a troca de feedbacks, o envio de sugestões, a criação colaborativa e a contribuição dos colaboradores no desenvolvimento do material corporativo. 

Isso pode acontecer por meio de um telefone, um canal na rede social corporativa, um e-mail ou até mesmo uma reunião presencial. 

6. Use ferramentas de apoio

Por fim, a dica final para entender como melhorar a comunicação interna na empresa é: saia do quadrado! 

Não pense que a comunicação interna está atrelada exclusivamente a canais de comunicação. O envio e recebimento de informações é um processo contínuo, e ocorre em inúmeros momentos da rotina corporativa. 

Por isso é tão importante que a organização trabalhe alinhada e movida por um só propósito: para garantir que cada momento de troca contribua, direta ou indiretamente, para fortalecer a mensagem da comunicação. 

Vamos retomar o exemplo dos treinamentos corporativos? Eles são uma excelente forma de ver como é possível comunicar sem depender necessariamente de canais convencionais. 

Por meio de um treinamento corporativo online, por exemplo, a empresa reforça valores, repassa posicionamentos estratégicos e fortalece o DNA da organização. 

Agora você já sabe como melhorar a comunicação interna na empresa. 

Se nosso tópico final sobre diversificar os canais despertou seu interesse, temos uma sugestão de leitura para te inspirar ainda mais: você conhece as universidades corporativas? A estrutura é uma excelente ferramenta de comunicação, desenvolvimento de colaboradores e gestão do conhecimento!