O que é one-on-one? A gente explica tudo sobre esse modelo de reunião!

Você sabe o que é one-on-one? É um tipo de reunião que se tornou uma das tendências do mundo corporativo – ainda mais com tantas pessoas adotando o trabalho remoto.

Se as conversas entre os humanos acontecem há milhares de anos, infelizmente muitos se esquecem de tratar esse ponto como fundamental no dia a dia – o que acaba se transferindo para o ambiente de trabalho.

O fato é que, mesmo com as distâncias, funcionários e líderes empresariais precisam estar em perfeita sintonia, e a comunicação é a palavra-chave para isso. E é justamente por meio do diálogo que surgem diversas ações para estreitar o relacionamento.

Você já deve imaginar que o one-on-one é uma dessas ações, não é? Acertou! Manter um cronograma de conversas diretas (seja pessoal ou virtualmente) melhora os alinhamentos entre os líderes e suas equipes, além de deixar o trabalho mais conectado, leve e produtivo.

Quer saber como implementar essa estratégia na sua empresa? Então, continue com a gente, porque aqui você vai conferir:

• o que é one-on-one;
• quais as vantagens que esse método traz para a rotina corporativa;
• dicas práticas para aplicar o one-on-one na sua companhia.

Pronto? Boa leitura!

O que é one-on-one? 

Também grafado como 1:1, o one-on-one é um conceito de reunião corporativa entre duas pessoas – normalmente o líder de um departamento e o subordinado da mesma área. A definição parece simples, mas tem um valor enorme! Sabe por quê?

Bom, provavelmente você já participou de reuniões em que o chefe falava e falava por horas, reservando pouco tempo para ouvir sua equipe. Esse modelo resulta em conversas de uma pessoa só – e muitas vezes são encontros autoritários, que dificilmente resolvem o problema.

A grande sacada do one-on-one é promover encontros rápidos e recorrentes, mas com uma característica ainda mais importante: deixar o colaborador falar. Ou seja, o foco não é tanto a opinião do líder, mas sim as percepções que o liderado tem a compartilhar.

As conversas acontecem em um ambiente privativo (como uma sala virtual) e podem tratar sobre diversos assuntos, desde que estes sejam planejados com antecedência (falaremos melhor sobre isso no decorrer deste artigo). 

Enfim, promover o diálogo é primordial tanto no onboarding – isto é, na introdução de novos funcionários – quanto para os colaboradores mais experientes. Isso porque todos têm opiniões construídas ao longo do tempo – e precisam ser ouvidos!

Leia também: 6 indicadores de onboarding para assegurar o sucesso da sua integração

Quais as vantagens do one-on-one?

Há mais trocas de feedbacks

Se você acompanha bastante nossas matérias por aqui, já deve ter visto a gente falar sobre a importância de dar voz aos colaboradores. 

Eles não podem mais ser meros executores, e sim seres estratégicos e pensantes. Em outras palavras, eles são agentes de mudança – e têm o mesmo valor que os seus superiores.

Certo, e como nas reuniões one-on-one o líder mais escuta do que fala, é possível colher feedbacks valiosos (e às vezes surpreendentes) vindos dos subordinados. Por exemplo:

• dificuldade de relacionamento com outros colegas;
• questões pessoais que estão atrapalhando a autoestima e a produtividade;
• ideias inovadoras e originais para resolver um problema;
• ou mesmo elogios e críticas construtivas em relação à liderança.

É claro que, por mais que o líder escute a maior parte do tempo, ele pode (e deve!) debater os assuntos no one-on-one. E o colaborador precisa disso! 

Isso fica evidente em uma pesquisa do Hubspot, que mostra que 65% dos colaboradores querem mais feedbacks – e que 43% dos funcionários altamente engajados recebem feedbacks pelo menos uma vez por semana.

Para saber mais sobre a importância desse tema, sugerimos que assista ao TED “O Segredo de dar um ótimo feedback”:

Os colaboradores ficam mais motivados

O one-on-one também é importantíssimo na questão da motivação. A partir dessas conversas, os colaboradores se sentem mais seguros no cargo e podem se envolver cada vez mais com os propósitos da empresa.

Essa questão é comprovada pelo mesmo estudo do Hubspot, que destaca que 69% dos colaboradores trabalhariam com mais afinco se eles tivessem os esforços mais bem reconhecidos pela empresa.

Nada mais justo! É por meio dos feedbacks que o funcionário entende o que está fazendo corretamente – e no que definitivamente ele precisa melhorar. 

E isso colabora, no final das contas, para tornar a equipe mais integrada. Se todos estão felizes no trabalho (e atuando em conjunto em prol do mesmo objetivo), o clima organizacional fica mais leve e saudável.

Os processos se tornam mais enxutos e otimizados

Outra vantagem do one-on-one é que, durante as conversas, muitos insights sobre os processos corporativos também podem surgir.

Assim, é possível direcionar os esforços para eliminar coisas que mais atrapalham do que ajudam – além de tomar decisões mais assertivas e focadas na melhoria contínua.

Na prática, como aplicar o one-on-one na sua empresa?

Certo, agora que você sabe o que é one-on-one, é hora de entender como conduzir uma reunião com eficiência. 

Desde já, é legal deixar claro que não há uma regra engessada para o formato. Mas essas dicas servem para facilitar o seu trabalho!

Vamos conhecê-las?

Defina um calendário de reuniões

Geralmente, as reuniões one-on-one com cada colaborador têm frequência de uma vez por semana. Apesar de o modelo ser flexível, procure seguir as datas à risca – e nunca cancelar uma reunião. Isso pode frustrar o funcionário, que preparou os feedbacks durante toda a semana…

Dica: use o Google Agenda para se planejar melhor e não perder nenhum compromisso!

Bom, depois de definir a recorrência dos encontros, faça um levantamento dos temas que serão discutidos. Aqui, é fundamental pedir a opinião do colaborador envolvido (ele é o agente central, lembra?). 

Com os assuntos já conhecidos, o próximo passo é organizar uma planilha com os mais urgentes primeiro. Para isso, você pode usar desde o Google Planilhas como os quadros do Trello.

Conduza a reunião, mas dê espaço ao colaborador

Um ponto interessante ao entender o que é one-on-one é que cada reunião dura, em média, 30 minutos. Aqui, o ideal é dividir esse tempo em subtópicos, reservando alguns minutos para abertura, desenvolvimento e encerramento.

Para facilitar essa organização, é necessário criar uma pauta do que será discutido. Deixe que o colaborador também participe dessa etapa! Isso faz com que o processo seja mais colaborativo e flua com mais naturalidade.

Evite a procrastinação

É importante entender que o one-on-one não é um bate-papo informal. Assim, todos têm que entrar focados na reunião para ir direto ao ponto, sem muita enrolação.

De qualquer forma, mesmo com o limite de tempo, é essencial que o líder não atropele a fala do funcionário – que pode se sentir acuado e até mesmo “travar”. 

Com um pouquinho de jogo de cintura, é possível você cumprir o cronograma sem distrações!

Mensure os resultados

No one-on-one, como em toda ação corporativa, é preciso acompanhar a evolução – tanto do funcionário individualmente como da empresa no geral.

Por exemplo, o que mudou de uma semana pra cá? O que ainda precisa ser discutido com o restante da equipe? Quais serão os próximos passos para resolver os problemas?

Para ajudar nessa questão, dá para montar uma ata de tudo o que foi discutido na reunião, assim nenhuma informação se perde. Depois, é só ir comparando o progresso de um encontro para o outro.

Conte com uma plataforma online

Por mais que os encontros presenciais ainda aconteçam, atualmente as reuniões one-on-one por vídeo vêm se tornando uma importante alternativa. 

E tudo indica que elas passarão o modelo ideal num futuro próximo, já que dispensam custos de deslocamento (e economizam muito, mas muito tempo!).

Além da agilidade, as plataformas online oferecem privacidade e organização, pois é possível conceder permissões exclusivas para cada usuário e contar o tempo certinho.

Gostou de aprender o que é one-on-one?

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Quer saber mais sobre o mundo corporativo? Confira algumas sugestões de leitura do que já publicamos em nosso blog!

• Como organizar um team building? Passo a passo completo
• Como implantar gestão de pessoas em uma empresa com sucesso?
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