Vamos começar este artigo com um jogo? Pense nos 5 setores mais estratégicos para uma empresa. Certamente a comunicação estava na sua lista, não é mesmo? Diante da consciência da importância do tema, entender como melhorar a comunicação interna na empresa pode abrir portas para uma gestão mais efetiva e transparente.
A boa notícia é que grande parte das empresas já tem os olhos abertos para esta relevância. A pesquisa Tendências em Comunicação 2020 mostra que 42,2% das empresas orienta sua CI por um planejamento estratégico, e 50,6% alinha as ações à estratégia da organização.
Se você, assim como os respondentes da pesquisa, busca orientar sua comunicação por um planejamento estratégico e entender como melhorar a comunicação interna na empresa, continue esta leitura.
Falaremos sobre 6 passos práticos para otimizar os processos de comunicação interna e democratizar a informação nas organizações:
- Valorize a transparência
- Crie uma linguagem democrática
- Esteja onde o colaborador está
- Comunique em diversos canais
- Cultive uma rotina de diálogo aberto
- Use ferramentas de apoio
Quais os prejuízos de uma comunicação interna ruim?
Antes de falarmos sobre como melhorar a comunicação interna na empresa, é importante termos em mente o que uma organização pode perder se não investir em processos efetivos de interação com seus colaboradores.
A verdade é que, como dissemos logo no início deste artigo, a CI é um setor estratégico da empresa. Por isso, é fundamental que ele seja constantemente revisado e melhorado de acordo com as demandas dos colaboradores e com os princípios da organização.
A seguir, você confere alguns dos (muitos) prejuízos causados por uma comunicação interna falha. Após finalizar a leitura da lista, temos a certeza de que você desejará ainda mais saber como melhorar a comunicação interna na empresa!
Consequências de uma comunicação interna ruim
- Dificuldade de engajar e motivar colaboradores;
- maiores taxas de turnover;
- baixa retenção de colaboradores;
- falta de alinhamento sobre as estratégias da empresa;
- pouco conhecimento sobre os programas internos, benefícios e oportunidades de treinamentos empresariais;
- baixa adesão a programas internos;
- aumento dos custos para o setor de recursos humanos;
- perda de posições no mercado;
- menor índice de assertividade nas tomadas de decisão;
- dificuldade de bater metas e alcançar bons níveis de saúde e segurança na empresa.
Como melhorar a comunicação interna na empresa?
Agora que você já sabe o quão prejudicial pode ser um trabalho de comunicação interna inconsistente, é hora de olhar o outro lado da moeda. Portanto, a seguir, você confere 6 dicas para entender, de forma prática, como melhorar a comunicação interna na empresa.
1. Valorize a transparência
Sabemos que uma organização trabalha com diferentes níveis de informação — incluindo os confidenciais ou estratégicos. Entretanto, é preciso saber trabalhar o conhecimento para não criar um ambiente de dúvidas e incertezas entre os colaboradores.
A transparência é uma das mais poderosas ferramentas para entender como melhorar a comunicação interna na empresa. Por isso, ela deve fazer parte de todos os níveis de compartilhamento de informações: do face a face às campanhas nos canais internos de comunicação.
Veja um exemplo de como uma fintech de pagamentos colocou em prática a transparência na comunicação interna utilizando o recurso da TV Corporativa:
2. Crie uma linguagem que valorize e abrace a diversidade
Além da honestidade e da transparência, uma boa comunicação interna precisa ser pautada em uma linguagem democrática e acessível. Afinal, estamos falando sobre um poderoso instrumento de educação e inclusão social.
Certo, mas o que isso quer dizer na prática? Criar uma linguagem democrática significa:
- ser capaz de comunicar efetivamente para todos os níveis hierárquicos da organização;
- atingir colaboradores que ocupam diferentes funções, em diferentes turnos;
- ser inclusiva e acessível para PCDs.
Já que estamos falando sobre o poderoso tema de inclusão e diversidade nas empresas, ouça o podcast abaixo para enriquecer sua reflexão sobre o assunto:
3. Esteja onde o colaborador está
Entender como melhorar a comunicação interna na empresa vai além de aumentar a divulgação de ações. Por isso, é preciso exercitar o olhar para entender os hábitos do colaborador e direcionar esforços para adaptar a empresa a seu público-alvo.
Um bom exemplo disso está na transformação da educação corporativa, que também é uma ferramenta de comunicação interna.
Com a evolução digital, a EAD para empresas vem se tornando uma opção cada vez mais viável. Isso ocorre porque a metodologia EAD possibilita uma educação autônoma e flexível, que se encaixa bem na rotina dinâmica das organizações.
Outro bom exemplo é a ascensão das redes sociais corporativas como ferramentas de comunicação interna.
O estudo Tendências da Comunicação Interna, mencionado no começo deste artigo, aponta que 38,7% das grandes empresas planeja aderir à ferramenta nos próximos anos. Isso também acontece com os aplicativos para smartphone: 36% das organizações quer inserir a ferramenta na rotina de comunicação.
4. Comunique em diversos canais
E por falar em canais…ser multicanal já é uma tendência consolidada. Empresas já estão se organizando para oferecer suporte ao cliente em diversas plataformas, usuários já estão habituados a se comunicar na internet de diversas maneiras.
Por isso, criar oportunidades de diálogo em diversos canais torna-se um importante passo para entender como melhorar a comunicação interna nas empresas.
Lembra da pesquisa que usamos de referência neste artigo? Ela mostra os índices de efetividade de cada um dos canais de comunicação utilizados pelas empresas.
Lembre-se de que os índices não apontam para a priorização de um canal sobre outro, mas sim para a importância da complementaridade.
5. Cultive uma rotina de diálogo aberto
O princípio-chave da comunicação é a troca. Por isso, de nada adianta investir em melhorar a comunicação interna na empresa se não houver a cultura do diálogo para estimular a melhoria contínua.
Dessa forma, o segredo para cultivar uma rotina de diálogo aberto é transformar os canais de comunicação da empresa em verdadeiras ferramentas de interação: permita a troca de feedbacks, o envio de sugestões, a criação colaborativa e a contribuição dos colaboradores no desenvolvimento do material corporativo.
Isso pode acontecer por meio de um telefone, um canal na rede social corporativa, um e-mail ou até mesmo uma reunião presencial.
6. Use ferramentas de apoio
Por fim, a dica final para entender como melhorar a comunicação interna na empresa é: saia do quadrado!
Não pense que a comunicação interna está atrelada exclusivamente a canais de comunicação. O envio e recebimento de informações é um processo contínuo, e ocorre em inúmeros momentos da rotina corporativa.
Por isso é tão importante que a organização trabalhe alinhada e movida por um só propósito: para garantir que cada momento de troca contribua, direta ou indiretamente, para fortalecer a mensagem da comunicação.
Vamos retomar o exemplo dos treinamentos corporativos? Eles são uma excelente forma de ver como é possível comunicar sem depender necessariamente de canais convencionais.
Por meio de um treinamento corporativo online, por exemplo, a empresa reforça valores, repassa posicionamentos estratégicos e fortalece o DNA da organização.
Agora você já sabe como melhorar a comunicação interna na empresa.
Se nosso tópico final sobre diversificar os canais despertou seu interesse, temos uma sugestão de leitura para te inspirar ainda mais: você conhece as universidades corporativas? A estrutura é uma excelente ferramenta de comunicação, desenvolvimento de colaboradores e gestão do conhecimento!
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