O que é onboarding digital? Tudo sobre essa ferramenta moderna de integração

Onboarding digital é um formato de integração pautado inteiramente de forma online. É a alternativa ideal para garantir a familiarização de novos colaboradores e clientes às práticas da empresa mesmo em cenários turbulentos, como a recente crise do novo coronavírus.

Aliás, a crise foi um importante trampolim para a popularização desta modalidade de treinamento. De acordo com pesquisas, quase 38% dos recrutadores revelaram que seus maiores desafios na pandemia eram realizar o onboarding e treinar seus times remotamente. 

Em contrapartida, 93% dos colaboradores dizem que uma boa experiência de integração é essencial para decidir se permanecem ou não em uma empresa. 

Para entender com detalhes o que é onboarding digital e como fazer uma integração funcional com a ajuda das melhores ferramentas tecnológicas, continue a leitura deste artigo! 

O que é onboarding digital? Desmembrando o conceito

Para entendermos com mais exatidão o conceito de onboarding digital, nossa dica é desmembrar o conceito. Onboarding é a palavra em inglês para “integração”. Trata-se de um processo de imersão em um determinado assunto.

O onboarding é comumente utilizado como uma forma de educação corporativa, para integrar novos colaboradores às políticas e práticas da empresa. 

Além disso, também é possível utilizar o onboarding como estratégia para: 

• atualizar clientes sobre as melhores formas de utilizar o produto ou serviço de uma empresa; 
• integrar novos alunos a uma turma de curso EAD ou presencial. 

Quando falamos em onboarding digital, unimos toda a essência da integração às ferramentas digitais. Dessa forma, todo o processo pode ocorrer de forma remota ou com a ajuda de ferramentas EAD. 

Para que serve o onboarding digital?

A finalidade do onboarding digital é a mesma do processo convencional de integração: familiarizar um público sobre o funcionamento de uma instituição ou sobre a melhor forma de perceber valor agregado a um produto ou serviço.

Entretanto, por ser realizado de forma virtual, o onboarding digital acaba trazendo ainda mais benefícios a quem o pratica. Quer conhecer alguns deles? 

Documentação de processos e protocolos na empresa

A primeira grande vantagem de entender o que é onboarding digital é a possibilidade de documentar processos e protocolos na empresa. 

Se realizado em formato de curso online, a integração passa a contar, também, com uma rica base de conhecimento digitalizada em formato de material didático EAD. Ela pode ser acessada posteriormente pelo público-alvo da integração, seja ele formado por colaboradores, clientes ou alunos. 

Agilidade no processo de integração

Outra grande vantagem do onboarding digital é a agilidade no processo de integração. Diferentemente do modelo convencional, o onboarding digital pode acontecer sem que haja a necessidade de disponibilização de um horário, data e local fixos. 

É possível, por exemplo, utilizar uma plataforma e-learning para hospedar os conteúdos, que são compartilhados com o público-alvo por meio de um login e senha. A partir daí, cada participante tem autonomia para acessar o espaço conforme sua disponibilidade, agilizando o cumprimento de todas as etapas planejadas. 

Possibilidade de alinhamento entre as partes de forma efetiva

Assim como no processo convencional, o onboarding digital também promove o alinhamento efetivo entre as partes, por meio da criação de um ambiente de diálogo, trocas e vínculos. 

Após entender o que é onboarding digital, é importante ter em mente quais as partes essenciais no processo em cada um dos casos em que ele é cabível:

• integração corporativa: novos colaboradores, gestores, liderança, RH;
• onboarding de novos clientes: vendedores, agentes de atendimento, profissionais de sucesso do cliente, novos clientes;
• integração de alunos: estudantes, tutores EAD ou professores, gestão da instituição. 

Facilidade na criação de laços entre as partes no trabalho remoto

Nos dias de hoje, sabemos que o modelo de trabalho remoto está ganhando espaço em diferentes nichos — incluindo os três abordados neste artigo (educação, comércio e organização). 

Dessa maneira, entender o que é onboarding digital é um caminho efetivo para criar e manter laços no cenário de relações a distância. Afinal, a plataforma digital na qual o treinamento é ministrado se torna, também, um espaço para a manutenção de conversas e para a construção coletiva de novos processos. 

Por que sua empresa deve investir em onboarding digital?

Agora que você já sabe o que é onboarding digital e para que serve, já deve estar perto de concluir que esta é uma saída interessante para o seu negócio, não é mesmo? 

Se a dúvida sobre a efetividade do método ainda permanece, separamos alguns motivos práticos pelos quais sua empresa deve adotar o onboarding digital:

• agilidade na aplicação do processo;
• redução de custos logísticos;
• efetividade na manutenção de uma base de dados; 
• facilidade de contato entre as partes, mesmo no modelo de trabalho remoto;
• múltiplas ferramentas de interação para os envolvidos;
• possibilidade de consultar os materiais utilizados no processo posteriormente;
• facilidade para escalar o treinamento e aplicá-lo em diferentes momentos.

Dicas para fazer a sua integração virtual

Que tal irmos além da explicação sobre o que é onboarding digital? Se você chegou até aqui, tem interesse em entender, na prática, como aplicar esta técnica de integração moderna, não é mesmo?

Então continue a leitura e entenda como viabilizar a estratégia na sua empresa! 

1. Monte um cronograma efetivo para o onboarding

Organização é a palavra-chave para o sucesso de qualquer processo, incluindo o onboarding digital. 

Por isso, ao começar a planejar sua estratégia, desenhe um cronograma que aborde todos os módulos do treinamento x o tempo desejado para o cumprimento de cada etapa. 

Quer algumas dicas para organizar melhor o seu cronograma de atividades? Separamos algumas ferramentas feitas para te ajudar nisso: 

• Trello (organização de tarefas em formato Kanban);
• Gantter (gestão de projetos com base no gráfico de Gantt);
• Asana (permite visualizar as tarefas em formato de “to-do list”);
• Artia (reúne Kanban, gráfico de Gantt e to-do-list em uma única ferramenta)

2. Elenque canais de comunicação compatíveis com o público-alvo

O segundo passo para ir além do entendimento sobre o que é onboarding e aplicá-lo com sucesso na prática é elencar os melhores canais de comunicação possíveis.

Lembre-se de que esta é uma estratégia digital, e precisa ser encorpada com a ajuda de outras ferramentas, tais como e-mail, redes sociais, mensagens em aplicativos de mensagem (como o WhatsApp) etc. 

Mas não basta mesclar múltiplos canais de contato sem pensar estrategicamente. É preciso considerar aqueles que atendam melhor às necessidades e hábitos do público-alvo. Por isso, pesquise o perfil do time que participará do onboarding e tente encontrar as ferramentas que podem contribuir ativamente para gerar uma aproximação entre as partes.  

3. Prepare o conteúdo da integração

Para construir o material didático de um onboarding digital, é importante conhecer os princípios da elaboração de conteúdo EAD. 

Por não contar com o tradicional “olho no olho” dos treinamentos e formações convencionais, a educação a distância precisa contar com artifícios complementares. Seu foco, neste caso, é motivar os alunos EAD, garantindo sua atenção mesmo sem a presença física em um mesmo local e horário. 

Algumas dicas para preparar um conteúdo incrível no onboarding digital são: 

• utilize linguagem simples e direta;
• disponibilize material complementar para facilitar o entendimento do público-alvo;
• explore diferentes tipos de conteúdos digitais. 

4. Escolha a melhor plataforma de hospedagem para o treinamento 

Por fim, além de saber o que é onboarding digital, é preciso compreender que a melhor maneira de fazê-lo funcionar é contando com uma boa plataforma de hospedagem de cursos online. 

Isso porque o espaço deve fornecer as ferramentas necessárias para auxiliar a aprendizagem dos treinados e a praticidade no ensino para o treinador. 

Saber o que é onboarding digital pode abrir muitas portas para um processo de integração mais modernizado, ágil e efetivo. 

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