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Como fazer relatório de curso online? 4 dicas para simplificar o processo e mensurar corretamente

Gerir um negócio online pode ser complexo sob diversos pontos de vista. Tutores EAD, gerentes, administradores e até alunos precisam saber como fazer relatório de curso online, já que esta é uma das estratégias fundamentais para o  acompanhamento de processos. 

Os relatórios são peças-chave no acompanhamento do aproveitamento das formações e na formalização de processos, sejam eles de cunho administrativo ou estudantil. E Isso acontece porque estas ferramentas são fontes ricas de dados — a base para uma gestão assertiva de processos. 

Para você ter uma ideia, a revista Forbes publicou uma matéria em que dizia que “dados são o novo petróleo”, já que movimentam a economia global e, ao mesmo tempo, têm potencial para melhorar nossa vida. 

Se você quer entender como fazer relatório de curso online e utilizar os dados obtidos nos documentos a favor do seu negócio EAD, continue a leitura!

Tipos de relatório de curso 

Antes de respondermos à pergunta principal deste artigo, como fazer relatório de curso online?, é importante termos em mente as variações do termo. Um relatório de curso pode ter diferentes funções, sejam elas administrativas ou educacionais. 

O importante é ter em mente que, seja qual for o tipo de relatório desenvolvido, seu objetivo será sempre o mesmo: fornecer informações e dados que possibilitam uma análise da efetividade das estratégias utilizadas

Relatório completo

Os relatórios completos, também chamado de “relatórios acadêmicos”, são importantes para o acompanhamento do percurso educacional dos alunos. Por terem um perfil mais independente e autônomo, os alunos EAD precisam ser acompanhados de alguma forma. E o relatório acadêmico ajuda neste ponto. 

Em um relatório acadêmico, são consolidados periodicamente dados como: 

  • número de alunos matriculados; 
  • índice de evasão; 
  • índice de acessos ao material didático
  • quais os cursos ou módulos com mais matrículas; 
  • data do último acesso ao AVA  (por aluno);
  • notas dos alunos;
  • e por aí vai. 

Perceba que, como o nome diz, este é um relatório bastante completo. Por isso, muitos administradores de cursos EAD fazem uso desse formato de documento para monitorar seus negócios. 

Relatório de aproveitamento (ou desempenho)

Tutores EAD que se perguntam como fazer relatorio de curso online devem ficar atentos a esta modalidade de documento. Isso porque os relatórios de aproveitamento são grandes aliados para o acompanhamento do percurso educacional. 

Ele funciona como uma versão aprofundada do relatório acadêmico, com foco no desempenho dos estudantes. 

Por ter uma vertente educacional e não gerencial, o relatório de aproveitamento abre espaço para que o tutor insira pontos referentes ao desenvolvimento de cada aluno. Ele pode, por exemplo, pontuar dificuldades específicas de um estudante ou ressaltar condutas inadequadas em ferramentas de interação, como o fórum EAD ou o chat online

Além disso, o relatório de aproveitamento também consolida notas e conceitos obtidos por cada aluno. 

Relatório de atividades complementares

Algumas instituições de ensino oferecem créditos em troca da realização de atividades complementares. Neste grupo, se enquadram palestras, cursos rápidos, formações, mentorias, apresentações de artigos etc. 

Para que as atividades complementares possam ser avaliadas e validadas pela instituição, é importante que os alunos EAD forneçam relatórios com breves descritivos sobre as atividades realizadas. 

Por isso, o relatório de atividades complementares contempla: 

  • breve descritivo da atividade realizada; 
  • relação desta com a formação em curso; 
  • número de horas preenchidas pela atividade;
  • conceito ou nota obtida (quando aplicável);
  • certificado de conclusão ou participação. 

Estimular a realização de atividades complementares é uma forma efetiva de motivar alunos EAD e de enriquecer o conteúdo disponibilizado na plataforma EAD do curso. 

Relatório gerencial e financeiro

Por fim, o relatório gerencial e financeiro. Se você é um administrador ou gestor de curso EAD e se pergunta como fazer relatório de curso online, aqui está a sua resposta! 

Os relatórios gerenciais têm, como foco, organizar as informações essenciais para entender o status do negócio. 

Por isso, em um relatório gerencial, é comum encontrar dados como: 

  • número total de alunos;
  • número de alunos ativos; 
  • alunos captados em um determinado período;
  • ticket médio de faturamento; 
  • e por aí vai. 

A melhor forma de acompanhar estes números com precisão é organizar um dashboard comparativo e, sobretudo, utilizar os KPIs (Key Performance Indicators, ou Indicadores-chave de performance) adequados. Se você não conhece o termo, veja o vídeo abaixo para entender o que são KPIs e como aplicá-los ao seu negócio: 

Para tornar ainda mais completo o relatório gerencial do seu curso online, a recomendação é incluir, também, variáveis relacionadas ao acompanhamento financeiro. Neste caso, além dos segmentos acima, o relatório também deve conter: 

  • faturamento bruto;
  • receita por curso; 
  • transações realizadas por alunos;
  • principais meios de pagamento; 
  • custos fixos e variáveis; 
  • etc. 

Como fazer relatório de curso online? 4 Dicas universais 

Agora que você já conhece os principais modelos de documentos utilizados, é hora de dar um passo à frente. A seguir, você vai entender, em 5 passos simples, como fazer relatório de curso online.

1. Identifique o relatório

Seja qual for o modelo escolhido, para entender como fazer relatório de curso online, é preciso saber a importância da identificação. Se você já trabalha com administração de negócios ou gestão educacional, sabe que os relatórios se multiplicam, e que trabalhar com organização é fundamental para localizar as informações importantes quando for pertinente. 

Dessa forma, crie um cabeçalho que descreva exatamente sobre o que o relatório fala. 

Por exemplo, se a ideia for desenvolver um relatório de aproveitamento, insira, em local visível, informações como: 

  • título do relatório;
  • nome do aluno avaliado;
  • turma/curso do aluno; 
  • data de início da avaliação. 

2. Identifique o universo de análise

O segundo ponto importante para entender como fazer relatório de curso online é a determinação do universo de análise. 

Um relatório financeiro, por exemplo, pode ser realizado semestralmente. Dessa forma, é necessário que o documento sinalize a periodicidade da análise e indique as datas em que elas foram realizadas. 

3. Crie um dashboard de fácil visualização

Sabemos o quanto a tecnologia pode ajudar na educação, especialmente quando falamos de EAD. Por isso, não perca a oportunidade de usá-la, também, a favor da sua gestão de dados. 

Automatize seus relatórios criando um dashboard virtual para os dados. Um dashboard funciona como um quadro, e pode ser personalizado de acordo com as suas demandas de análise. 

Outra solução é utilizar os relatórios emitidos pela própria plataforma EAD. As melhores soluções, como a EAD Plataforma, fazem isso de forma automática e em tempo real, fornecendo informações importantes para o acompanhamento dos resultados do curso online

Um bom exemplo é o relatório de presença, que a plataforma gera de forma automática e disponibiliza para exportação. 

4. Ative a opção de filtragem na tabela

Se você optar por criar relatórios em Excel, por exemplo, não se esqueça de ativar a opção de filtragem na sua tabela. Ter dados segmentados pode te ajudar a entender, de forma prática, como fazer relatórios de curso online precisos e detalhados. 

Em plataformas automatizadas, geralmente já é possível selecionar um recorte do relatório, filtrando os dados por período de análise ou por turma.

Agora que você já sabe como fazer relatório de curso online, que tal escolher uma plataforma EAD que simplifique o seu trabalho? A EAD Plataforma fornece informações consolidadas em um dashboard visual e descomplicado. Quer ver, na prática, como funciona?

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Fabio Godoy